Ontslagbrief Schrijven | 6 tips & voorbeeld

Het kan lastig zijn om aan het management uit te leggen dat je vertrekt. Waarom zou je ontslag nemen? De behoefte aan iets nieuws, maar ook een conflict kan de beslissing voeden om een vast contract of ander type dienstverband op te zeggen.

Wat moet er in een ontslagbrief staan?

Om juridische vergissingen te voorkomen, moet je zorgen dat je brief de juiste gegevens bevat. Net als bij een sollicitatiebrief dien je jouw naam, adres en contactgegevens te vermelden. Vermeld de opzegtermijn en verzenddatum duidelijk en geef je aan wanneer je uit dienst wil treden. Tenslotte is jouw handtekening vereist. Vergeet je die? Dan is het schriftelijke ontslag niet rechtsgeldig.

Inhoud (verplicht)

• Jouw contactgegevens
• Datum (dagtekening)
• Adres werkgever
• Wettelijke duur van de opzegtermijn
• Mededeling contractbeëindiging en datum van uitdiensttreding
• Ondertekening (plaats, datum, naam en handtekening)

Niet verplicht maar zeker belangrijk: een verwijzing naar de uitbetaling van je laatste loon en vakantiegelden is op z'n plaats. Ook is het verstandig eventuele, niet opgenomen vakantiedagen te verwerken in de opzegtermijn. Tenslotte kun je vragen om een getuigschrift als bewijs van het dienstverband en de vervulde functie. De werkgever mag zo'n verzoek niet weigeren.

Ontslagbrief versturen
Wees er zeker van dat je schrijven aankomt op bestemming en wordt ontvangen door de geadresseerde. Of je je opzegbrief nu persoonlijk overhandigt, opstuurt of mailt. Je brief aangetekend versturen is de beste optie. Bewaar een kopie en het verzendbewijs voor je eigen administratie. Mailen is eveneens rechtsgeldig. Zorg wel dat je een ontvangstbevestiging krijgt.

Hoe schrijf je een ontslagbrief?

1. Richt je tot de juiste persoon
Het is belangrijk dat je je tot de juiste persoon richt. Is dit jouw directe chef, de projectleider of de baas van het bedrijf? Zoek uit wie bevoegd is om jouw ontslag in behandeling te nemen en noem deze persoon in de aanhef.

2. Houd het kort, blijf professioneel
Blijf je zakelijk of geef je jouw boodschap een wat lossere toon? Welke toon passend is, hangt af van de hiërarchie en bedrijfscultuur. Heb je een minder fijne tijd gehad? Kies dan een formele toon. Heb je met veel plezier gewerkt? Dan mag de tekst wat losser. Kies de juiste toonzetting en schrijfstijl, houd het kort en bondig en blijf professioneel.

3. Geef redenen voor vertrek (niet verplicht)
Voor een ontslag zijn legio redenen te bedenken. Ben je op je huidige baan uitgekeken en wil je jouw carrière een nieuwe boost geven? Is de werksfeer om te snijden en zoek je daarom een andere job? Wat de aanleiding voor je vertrek ook is, zorg dat alle informatie feitelijk klopt.

4. Bied hulp aan voor een soepele overgangsperiode
Een goede werkhouding tijdens de laatste maanden is cruciaal voor een positieve afsluiting van het dienstverband. Bied daarom jouw hulp aan tijdens de overgangsperiode. Denk hierbij aan het inwerken van een nieuwe medewerker (onboarding) en het afronden van je werkzaamheden.

5. Vermijd persoonlijke kritiek
Geef niet af op je werkgever of collega's. Dit zijn mensen die je misschien verderop in je carrière weer tegenkomt.

6. Bedank je werkgever en collega's
Een officiële ontslagbrief kan positief doorwerken in je verdere carrière. Zorg dus voor een goede laatste indruk. Bedank je collega's, leidinggevenden en eventuele klanten waarmee je zakelijke relaties hebt opgebouwd. Tenslotte kun je om een referentie vragen, mits de onderlinge verhoudingen het toelaten.

Ontslagbrief schrijven: een voorbeeld

Een standaard ontslagbrief voor een werknemer heeft het volgende format:

[JOUW NAAM]
[JOUW ADRES]
[JOUW POSTCODE & PLAATS]

[BEDRIJFSNAAM]
T.a.v. [AFDELING PERSONEELSZAKEN, DIRECTIE OF VERANTWOORDELIJKE PERSOON}
[POSTCODE & PLAATS WERKGEVER]

[PLAATS] [DATUM]

Betreft: Ontslag

Geachte heer/mevrouw [NAAM VERANTWOORDELIJKE PERSOON],

Hierbij dien ik mijn ontslag in voor de functie van [NAAM BEROEP] bij [BEDRIJFSNAAM].

Het nemen van deze beslissing was moeilijk, maar het is tijd voor een nieuwe uitdaging. Ik ben ervan overtuigd dat u de redenen voor mijn vertrek zult begrijpen.

Volgens de voorwaarden van mijn contract zal ik voor de periode van [DUUR OPZEGTERMIJN] voor het bedrijf blijven werken en zal mijn contract op [EINDDATUM CONTRACT] aflopen. Als er specifieke werkzaamheden zijn waar ik me tijdens de opzegtermijn op moet richten, laat het me dan weten. Ik bied u met plezier mijn diensten aan totdat ik de functie verlaat.

Ik ben dankbaar voor de kansen die u mij hebt gegeven tijdens mijn jaren bij het bedrijf. Ik ben u veel verschuldigd en ik wens u het beste bij uw toekomstige inspanningen.

Ik hoop in de toekomst op u te kunnen rekenen als professionele referentie.

Met vriendelijke groet,

[PLAATS] [DATUM]
[JOUW NAAM]
[HANDTEKENING]