Managementassistent Gemeente Rotterdam

De ene opdracht ondersteun je één of meerdere managers, bij een andere opdracht werk je dichter op directieniveau. Afhankelijk van de functie en afdeling houd je je bezig met:

• agenda’s beheren, plannen en prioriteren;
• mailboxen beheren en belangrijke zaken signaleren;
• afspraken, overleggen en bijeenkomsten organiseren;
• vergaderingen voorbereiden en agendapunten verzamelen;
• stukken verzamelen, voorbereiden en verspreiden;
• afspraken, acties en deadlines bewaken;
• verslaglegging van overleggen verzorgen;
• locaties, faciliteiten en andere praktische zaken regelen;
• contact onderhouden met collega’s, management en andere betrokkenen;
• administratieve werkzaamheden en bestellingen verzorgen;
• informatie overzichtelijk verwerken en beheren;
• managers proactief ondersteunen bij wat er op dat moment nodig is.

Bij sommige opdrachten krijg je aanvullende verantwoordelijkheden, bijvoorbeeld rond werkprocessen, interne informatievoorziening of ondersteuning in een politiek-bestuurlijke omgeving.

Een volle agenda brengt jou niet van je stuk. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en ziet vaak al wat er geregeld moet worden voordat iemand erom vraagt.

Je werkt zelfstandig en secuur, maar zoekt net zo makkelijk de samenwerking op. Je communiceert helder, weet wanneer iets snel moet en gaat zorgvuldig om met informatie. Daarbij voel je aan wat een manager of team nodig heeft en weet je professioneel te schakelen tussen verschillende mensen en belangen.

Omdat je bij een nieuwe opdracht snel moet kunnen instappen, zoeken we iemand met ervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie. Je kent de dynamiek van een publieke organisatie en weet hoe belangrijk afspraken, deadlines en bestuurlijke verhoudingen kunnen zijn. In alle drie de onderliggende functieprofielen wordt ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie gevraagd.

We zoeken managementassistenten die:

• minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding hebben;
• ervaring hebben als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• ervaring hebben binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie;
• goed zijn in agenda- en afsprakenbeheer;
• kunnen plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• zelfstandig en proactief werkzaamheden oppakken;
• zorgvuldig werken en overzicht houden;
• makkelijk samenwerken en professioneel communiceren;
• de Nederlandse taal goed beheersen.

De precieze ervaringseisen kunnen per opdracht verschillen. Zo vraagt de ene functie meer ervaring met directieondersteuning en de andere juist met ondersteuning van meerdere teammanagers.

Digitaal weet jij je weg
Outlook, Word en Excel kennen weinig geheimen voor je. Je gebruikt digitale middelen om agenda’s, mailboxen, documenten en informatie georganiseerd te houden en maakt nieuwe systemen snel eigen.

Ervaring met Oracle is mooi meegenomen. Afhankelijk van de opdracht kun je daarnaast werken met systemen voor bijvoorbeeld planning, facilitaire zaken, inkoop of interne informatievoorziening.

Waarom deze functie?
Omdat je met jouw ervaring verschillende kanten op kunt binnen de gemeente Rotterdam. NOVÉMBER. zoekt managementassistenten voor verschillende afdelingen en teams. Daardoor kunnen we samen kijken welke opdracht aansluit bij jouw ervaring en manier van werken.

Misschien ondersteun je meerdere teammanagers en ligt de nadruk op agenda’s, overleggen en dagelijkse organisatie. Of je werkt dichter op directieniveau, waar bestuurlijke verhoudingen, discretie en complex agendabeheer een grotere rol spelen.

Via NOVÉMBER. kun je jouw ervaring inzetten bij verschillende opdrachten binnen de gemeente Rotterdam. We kijken daarbij niet alleen naar wat je kunt, maar ook naar het soort werkomgeving waarin jij goed tot je recht komt.

Goed om te weten: de verschillende functies vallen binnen schaal 7 en 8 van de Cao Gemeenten. Je verdient daarom tussen € 2.840 en € 4.556 bruto per maand op basis van 36 uur. Je exacte inschaling hangt af van de opdracht, jouw ervaring en het niveau van de functie.

Past dit bij jou?
Heb jij ervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie, houd je graag overzicht en weet je wat goede ondersteuning vraagt? Solliciteer via NOVÉMBER. Dan kijken we samen welke opdracht binnen de gemeente Rotterdam bij jou past.