Directieassistent / Office Manager

De functie
Als Directieassistent / Office Manager breng jij rust, structuur en bestuurlijke discipline rond de directie. Jij neemt het contractuele, juridisch voorbereidende en organisatorische werk volledig over, zodat de directie zich kan richten op waar zij van waarde is: missie, visie, strategie, governance, externe relaties en conceptontwikkeling.
Je werkt direct samen met Astrid (Chief Value Officer / Algemeen Directeur) en Thomas (CEO/founder), en bent onder andere de spil in de samenwerking met onze externe HR-partner, accountant, advocaat en Financial Controller.
Je bent geen stille uitvoerder; je denkt mee, signaleert wat nodig is en zorgt dat het ook gebeurt.
Stel je eens voor…
Je begint je dag samen met Astrid. Jullie lopen door wat er deze week speelt: een contractverlenging die voor donderdag rond moet zijn, een ALV-voorbereiding, een polis die afloopt en de dossiercheck voor de advocaat. Jij hebt het overzicht en doet suggesties; Astrid kan keuzes maken.
Daarna stem je af met onze externe HR-partner over een lopend arbotraject en zet je de maandmutaties klaar in Loket. Tussendoor neem je een nieuwe leveranciersovereenkomst kritisch door, signaleer je wat opvalt en leg je dit met een advies voor aan de directie.
Aan het einde van de dag staat de besluitenlijst van het wekelijkse teamoverleg op de drive, ligt er een conceptagenda voor de volgende ALV klaar en weet de directie dat alles wat moet gebeuren, ook is gebeurd. Geen losse eindjes.
Taken en verantwoordelijkheden
Bestuursondersteuning, contracten & juridische dossiers

• Beheren van het centrale contractenregister: huur, leveranciers, samenwerkingen, software en ZZP-overeenkomsten.
• Beheren van verzekeringspolissen: looptijden, premies en mutaties bij in- en uitdiensttreding.
• Voorbereiden van juridische dossiers en correspondentie richting onze huisadvocaat; bewaken van actiepunten en deadlines.
• Bewaken van bestuurlijke formaliteiten: KvK-mutaties, statutenwijzigingen en ledenraad- en ALV-stukken.
• Notuleren van bestuurs- en directieoverleggen; opstellen van besluitenlijsten en bewaken van opvolging.

HR-administratie en operationele HR

• Verzorgen van maandelijkse personeelsmutaties via Loket.
• Volgen en initiëren van contractverlengingen en tijdige aanzeggingen.
• Uitvoeren van de on- en offboardingchecklist bij elke in- of uitdiensttreding.
• Verlofadministratie en eerstelijns HR-vragen; escalatie naar onze externe HR-partner.
• Coördinatie met arbodienst: verzuim, consulten en dossierchecks.

Directieondersteuning

• Beheer van directieagenda’s en vergaderdiscipline.
• Voorbereiden van vergaderingen, overleggen en presentaties.
• Filteren en prioriteren van inkomende correspondentie.
• Voorbereiden van materiaal voor leden, financiers (TBI Zebra Fonds, sharefunders) en partners.

Governance en overlegstructuur

• Inrichten en bewaken van de overlegstructuur — dagelijks, wekelijks en maandelijks.
• Faciliteren van besluitvorming, archivering en versiecontrole op de drive.
• Signaalfunctie richting bestuur: knelpunten, deadlines en risico’s tijdig inzichtelijk maken.

Facilitair (lichte regie)

• Inkoop van kantoorbenodigdheden en biologische lunch.
• Aanspreekpunt voor pandgerelateerde zaken in Heusden, in afstemming met de locatiebeheerder.

Gevraagd

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in juridisch-secretarieel, paralegal, bedrijfskunde, HR of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaris, office manager met juridische taken, of directiesecretaresse in een MKB-omgeving.
• Sterke affiniteit met juridische, fiscale en HR-onderwerpen; basisbegrip van contracten- en arbeidsrecht.
• Ervaring met salarisadministratie via een externe partij (Loket of vergelijkbaar) is een pré.
• Nauwkeurig, gestructureerd en discreet — vertrouwelijke informatie is bij jou veilig.
• Stressbestendig en kalm in periodes van verandering; je kunt omgaan met onzekerheid.
• Initiatiefrijk: je ziet wat moet gebeuren en pakt het op zonder af te wachten.
• Communicatief sterk, mondeling en schriftelijk — je staat stevig in gesprek met advocaten, accountants en bestuurders.
• Intrinsieke interesse in biobased bouwen, of de bereidheid om er expert in te worden.

Wat bieden wij?

• Een sleutelrol direct naast de directie van een groeiende, missiegedreven onderneming.
• Veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigenaarschap — wat jij regelt, ís geregeld.
• 32-36 uur per week in loondienst.
• Bruto maandsalaris van €3.500-€4.500 op fulltime basis (40 uur), afhankelijk van ervaring.
• Een fijne werkplek in Heusden binnen een klein, dynamisch team.
• Dagelijks een verse biologische vegetarische lunch.
• 25 vakantiedagen en gemiddeld 3 extra natuurlijke tijddagen.
• Een kans om écht bij te dragen aan een gezonde leefomgeving, in balans met al het leven op aarde.

Een baan met impact!
De Nederlandse bouw gebruikt 40% van alle industriële producten. Reguliere toeleveranciers van de bouwketen zijn verantwoordelijk voor 70% van de CO₂-uitstoot van de totale bouwketen. Als kleine partij zijn wij marktleider in biobased bouwen — dat laat zien dat snel opschalen noodzakelijk is om verdere schade te voorkomen, én om te voorkomen dat reguliere greenwashbedrijven de biobouw-revolutie naar zich toetrekken, te veel beïnvloeden en vertragen.
Samen zorgen we ervoor dat we de lat hoger leggen en biobased bouwen de standaard wordt. In het belang van het grotere geheel — van alle levende wezens op deze planeet.
Interesse?

Stuur je cv en motivatie via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.. Heb je vragen voordat je solliciteert? Bel of app dan met Astrid van den Berg via . We verwelkomen diversiteit en kijken uit naar jouw sollicitatie.

PS: Uit ervaring weten we dat vrouwelijke kandidaten vaak pas solliciteren als ze aan vrijwel alle eisen voldoen, terwijl mannelijke kandidaten dat soms al doen bij een deel ervan. Herken jij jezelf in deze rol, maar twijfel je of je aan alle eisen voldoet? Dan ontvangen we alsnog graag je sollicitatie.