Directiesecretaresse Centrale Projecten

Als directiesecretaresse van de directeur van Kuijpers Centrale Projecten ben je een belangrijke spil binnen de organisatie. Je zorgt dat de agenda op orde is, afspraken goed worden voorbereid en de directeur optimaal wordt ontzorgd. Tegelijkertijd heb je een brede rol binnen het team en weet je precies wat er speelt.

Met jouw gevoel voor structuur, mensen en organisatie houd je overzicht, signaleer je wat aandacht nodig heeft en pak je zaken zelfstandig op. Geen dag is hetzelfde: de ene dag ben je bezig met complexe agendaplanning, de andere dag organiseer je een klantbijeenkomst.

Dit ga je doen

Agendabeheer staat centraal. Je beheert de agenda van de directeur van Centrale Projecten en zorgt dat afspraken logisch worden gepland, goed voorbereid zijn en waar nodig worden opgevolgd. Je weet wat prioriteit heeft en denkt vooruit.

Daarnaast heb je een aantal eigen verantwoordelijkheden:

• Coördineer je onze twee receptionistes en secretaresse van de projectdirecteuren in Den Bosch en zorg je voor de ontwikkeling- en beoordelingsgesprekken van deze collega’s.
• Organiseer je ieder jaar de zomerbarbecue, kerstborrel en een jaarlijks klantevent en denk je mee over het nieuwjaarsontbijt.
• Je houdt de jubilea binnen de organisatie bij en zorgt dat reminders en acties op tijd worden opgepakt.
• Je houdt het KPI-register bij, monitort de voortgang en kijkt actief waar je zelf een bijdrage kunt leveren.
• Schakel je met collega-secretaresses van bouwpartners en opdrachtgevers.
• Notuleer je vier keer per jaar het strategisch MT-overleg.
• Ben je een aanspreekpunt voor collega's en bied je waar nodig een luisterend oor.

Je hebt ervaring als directiesecretaresse en weet wat het betekent om een directeur op hoog niveau te ondersteunen. Je bent gewend om met vertrouwelijke informatie om te gaan, verschillende belangen af te wegen en vooruit te kijken.

Verder:

• ben je beschikbaar voor 24 tot 32 uur per week. 28 uur is ideaal, verdeeld over maandag, dinsdag, woensdagochtend en donderdag;
• ben je sterk in plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• werk je nauwkeurig en houd je van structuur;
• ben je zelfstandig en wacht je niet af tot iemand vertelt wat er moet gebeuren;
• schakel je makkelijk tussen verschillende niveaus en weet je wanneer je formeel of juist persoonlijk moet zijn;
• vind je het leuk om naast je eigen werkzaamheden ook verantwoordelijkheid te nemen voor collega's en organisatie brede activiteiten;
• ben je communicatief sterk en vind je het vanzelfsprekend om anderen te helpen en te ontzorgen;
• ben je nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen en vind je het leuk om te ontdekken hoe slimme en digitale toepassingen, zoals AI, jouw werk kunnen ondersteunen.

Een rol met vertrouwen en verantwoordelijkheid

Binnen Centrale Projecten krijg je veel ruimte om je rol zelf vorm te geven. De agenda van de directeur is belangrijk, maar jouw toegevoegde waarde gaat verder. Je ziet wat er nodig is, brengt structuur aan en zorgt dat afspraken en acties niet tussen wal en schip vallen.

Je werkt met veel verschillende mensen: van directie en projectdirecteuren tot collega's op kantoor, klanten, opdrachtgevers en bouwpartners. Juist die combinatie van organiseren, schakelen en mensen helpen maakt deze functie veelzijdig.

Noot voor bureaus
Aan het ongevraagd presenteren van cv’s kunnen geen rechten c.q. verplichtingen worden ontleend.