Secretaresse

In het kort: Je gaat teamleiders en overleggen secretarieel en administratief ondersteunen, agenda’s en mailboxen beheren, vergaderingen voorbereiden en notuleren, actiepunten bewaken, OR en LO ondersteunen en diverse administratieve taken, waaronder rond begraafplaatsen, uitvoeren.

Gemeente Hof van Twente
Werken bij onze gemeente betekent werken bij een plattelandsgemeente waar we met trots met elkaar en samen met onze inwoners werken aan de Hof van morgen. Wij stimuleren dan ook graag jouw professionaliteit, creativiteit en servicegerichtheid. Zo draag jij bij aan de maatschappelijke opgave vanuit jouw rol, expertise en verantwoordelijkheden! Als lerende organisatie bieden we onze werknemers de mogelijkheid om zichzelf (verder) te ontwikkelen.

Als Hof van Twente zijn we trots om bij te mogen dragen aan de maatschappij, ieder op zijn of haar eigen manier. We werken met enthousiasme, korte lijnen, betrokkenheid, integraal en vooral met plezier. Hof van Twente is een gemeente voor iedereen!

Opdracht
Voor de gemeente Hof van Twente zijn wij op zoek naar zelfstandige secretaresses voor tijdelijke secretariële en administratieve ondersteuning.

De secretaresses ondersteunen onder andere teamleiders, portefeuillehoudersoverleggen van wethouders, de OR en het LO. De opdracht vindt plaats binnen een dynamische en politiek-bestuurlijke omgeving. Snel kunnen schakelen, overzicht houden, zorgvuldig werken en proactief handelen zijn hierbij belangrijk. De secretaresses staan onder leiding en toezicht.

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren van agenda's en mailboxen van twee tot drie teamleiders;
- Inplannen en voorbereiden van afspraken en gesprekken, waaronder jaargesprekken;
- Bewaken van het opleidingsplan;
- Opstellen en uitwerken van correspondentie;
- Voorbereiden van portefeuillehouders-, project- en werkoverleggen;
- Opstellen van agenda's en verzamelen en ordenen van vergaderstukken;
- Notuleren en uitwerken van verslagen;
- Uitzetten en bewaken van actiepunten;
- Organiseren van vergaderruimtes en benodigde faciliteiten;
- Ondersteunen bij werkzaamheden voor de OR en het LO;
- Uitvoeren van administratieve werkzaamheden rondom begraafplaatsen.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke teamleider. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of secretarieel medewerker;
- Beschikbaar voor minimaal 20 tot 24 uur per week gedurende de gehele opdrachtperiode;
- Beschikbaar om binnen 2 weken na gunning te starten;
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau in een relevante richting, bijvoorbeeld secretarieel, administratief of vergelijkbaar;
- Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste. De VOG kan voor start vereist worden, of maximaal 8 weken na start gewenst zijn.

Wensen
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse (40 punten);
- Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring met ondersteuning van teamleiders/managers, waaronder agenda- en mailboxbeheer en administratieve werkzaamheden, Benoem dit duidelijk in het cv (20 punten);
- Aantoonbare werkervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving, waaronder ondersteuning van bestuurders/portefeuillehouders, benoem dit duidelijk in het cv (20 punten).
- Wij zoeken een kandidaat die zelfstandig werkt, snel kan schakelen en energie krijgt van organiseren en ondersteunen.
- De kandidaat is zorgvuldig, communicatief vaardig en weet ook in een dynamische omgeving goed prioriteiten te stellen.

Competenties
- Klantgericht;
- Resultaatgericht;
- Samenwerkingsgericht;
- Alert;
- Communicatief vaardig;
- Zorgvuldig;
- Initiatiefrijk;
- Sterk in plannen en organiseren.

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, mogelijk maar nog niet bekend
Gespreksdatum: Op een nader te bepalen moment (uiterlijk op maandag 12 oktober 2026 bericht over uitnodiging)
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
De Gemeente Hof van Twente is een gemeente in de provincie Overijssel. De gemeente heeft ongeveer 35.000 inwoners en bestaat uit diverse kernen, waaronder Delden, Goor, Markelo en Diepenheim. Hof van Twente is bekend om zijn groene omgeving en historische gebouwen. Inwoners en bezoekers kunnen genieten van de prachtige natuur, zoals de uitgestrekte bossen en landgoederen. De gemeente Hof van Twente zet zich in voor een prettige leefomgeving en heeft oog voor duurzaamheid en sociale betrokkenheid. Inwoners kunnen rekenen op een actief verenigingsleven en diverse recreatiemogelijkheden. Hof van Twente is een gemeente waar het goed wonen, werken en recreëren is.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.