Bestuurssecretaresse/managementsecretaresse

In het kort: Je gaat het managementteam secretarieel ondersteunen, complex agendabeheer voeren, overleggen voorbereiden en afhandelen, activiteiten en attenties organiseren en als spin in het web ad-hoczaken coördineren.

Noaberkracht Dinkelland Tubbergen
Je gaat aan de slag bij Noaberkracht, de ambtelijke samenwerking van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen. Hier werk je in een hecht en betrokken team, waar samenwerking en service centraal staan. Samen zorgen we ervoor dat inwoners snel en vriendelijk geholpen worden bij belangrijke levensgebeurtenissen. Een werkomgeving waarin professionaliteit én een goede sfeer hand in hand gaan!

Team
Team bestuursecretariaat in Denekamp.

Opdracht
Ben jij die organisatorische alleskunner die overzicht houdt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Vind je het leuk om managers te ontzorgen en werk je graag in een omgeving waar geen dag hetzelfde is? Dan zoeken wij jou!

Jij krijgt energie van organiseren en regelen. Je werkt nauwkeurig, bent dienstverlenend en vindt het prettig om verschillende dingen tegelijk in goede banen te leiden. Daarbij kun je zelfstandig werken, maar zoek je ook gemakkelijk de samenwerking met anderen op.

Je denkt een stap vooruit en weet goed aan te voelen wat nodig is. Omdat je werkt met informatie en onderwerpen die niet voor iedereen bestemd zijn, ga je daar vanzelfsprekend zorgvuldig en vertrouwelijk mee om.

Wat ga je doen?
Als bestuurssecretaresse ben je onderdeel van het team bestuurssecretariaat en ondersteun je ons managementteam, dat bestaat uit negen managers. Jij bent de spin in het web. Je weet wat er speelt, houdt overzicht en zorgt dat afspraken, overleggen en praktische zaken goed geregeld zijn.

Je bent iemand die niet alleen uitvoert, maar ook vooruitkijkt. Zie je dat iets geregeld moet worden? Dan pak je het op. Loopt een agenda vast? Jij zoekt naar een oplossing. En komt er onverwacht iets tussendoor? Dan schakel je gemakkelijk en stel je de juiste prioriteiten.

Concreet ga je aan de slag met:

- Het secretarieel ondersteunen van onze negen managers;
- Het voorbereiden en afhandelen van het managementoverleg;
- Complex agendabeheer en het plannen en afstemmen van afspraken;
- Het organiseren van teamontwikkeldagen en ontwikkelgesprekken voor het MT en de afdelingen;
- Het regelen van personele attenties vanuit onze attentieregeling;
- Het signaleren en organiseren van personeelsjubilea;
- Het bijhouden van het vakantierooster;
- Allerlei ad-hoczaken die gedurende de dag op je pad komen.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Wanneer en waar werk je?
Onze voorkeur gaat uit naar iemand die op dinsdag, woensdag en vrijdag werkt, waarbij het op vrijdag om ongeveer 4 uur gaat. Voor de overige inzet kijken we graag samen naar wat passend is.

Je hebt een fysieke werkplek in het gemeentehuis van Dinkelland. Dat vinden we belangrijk, want juist door dichtbij het managementteam en je collega's te werken, weet je wat er speelt en kun je snel schakelen.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo4 niveau in een relevante richting;
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met secretariële of managementondersteunende werkzaamheden;
- Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer.
- Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

Wensen
- Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word en Excel, benoem dit duidelijk in het cv; (30 punten)
- Aantoonbare werkervaring met OneNote; (20 punten)
- Aantoonbare werkervaring met secretariële of managementondersteunende werkzaamheden. (50 punten)

Competenties
- Plannen en organiseren;
- Ontzorgen;
- Flexibel;
- Snel schakelen;
- Integer;
- Enthousiast;
- Nauwkeurig;
- Dienstverlenend;
- Signaleren

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, 3x 3 maanden
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
Noaberkracht Dinkelland Tubbergen is een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenten Dinkelland en Tubbergen in Twente. Noaberkracht richt zich op het verlenen van diensten op het gebied van gemeentelijke taken, zoals burgerzaken, belastingen en maatschappelijke ondersteuning. De organisatie streeft naar efficiënte en klantgerichte dienstverlening voor de inwoners en ondernemers van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.