Medewerker bestuurssecretariaat Noaberkracht

In het kort: Je gaat het college en de gemeentesecretaris secretarieel ondersteunen, complexe agenda's beheren, vergaderingen organiseren, kabinetszaken afhandelen en zorgen dat bestuurlijke processen soepel, zorgvuldig en discreet verlopen in een dynamische omgeving.

Noaberkracht Dinkelland Tubbergen
Je gaat aan de slag bij Noaberkracht, de ambtelijke samenwerking van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen. Hier werk je in een hecht en betrokken team, waar samenwerking en service centraal staan. Samen zorgen we ervoor dat inwoners snel en vriendelijk geholpen worden bij belangrijke levensgebeurtenissen. Een werkomgeving waarin professionaliteit én een goede sfeer hand in hand gaan!

Opdracht
Werken in het bestuurlijke hart van de Gemeente Tubbergen, dat is wat jij leuk vindt en energie van krijgt. Bestuurlijke stukken soepel door een strak proces leiden, complexe agenda’s beheren en bestuurders optimaal ondersteunen. Geen dag is hetzelfde en juist die dynamiek maakt jouw werk zo leuk. Plannen, organiseren en ontzorgen gaan jou van nature af en daarin ben jij ijzersterk.

Als secretaresse van met name het college en de gemeentesecretaris ben jij een onmisbare schakel. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken efficiënt en zorgvuldig verloopt. Je beheert agenda’s, coördineert vergaderingen en bewaakt afspraken en processen. Dankzij jouw scherpe oog voor detail en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen loopt alles op rolletjes en wordt niets over het hoofd gezien.

Ben jij de proactieve en professionele collega die het bestuur volledig ontzorgt? Dan maken we graag kennis met je.

- Jij gaat secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan het college van Tubbergen en de gemeentesecretaris.
- Jij bent verantwoordelijk voor de planning en de organisatie van de zeer fluctuerende agenda’s en het beheer van het zaaksysteem met betrekking tot de stukken voor het college.
- Jij bent verantwoordelijk voor de uitvoering met betrekking tot kabinetszaken.
- Hiervoor zit ontzorgen in je bloed en je ziet het als jouw verantwoordelijkheid dat het bestuur haar werk goed kan uitvoeren. Hierover zoek je uiteraard afstemming met de bestuurders en je team.
- Jij bent in staat door te vragen om zo duidelijkheid te verkrijgen over de aard en intenties van vergaderverzoeken voor bestuurders en organiseert de voorbereiding. De juiste mensen zitten aan tafel en de juiste informatie is tijdig en compleet beschikbaar.
- Hiernaast voer je ook diverse werkzaamheden uit op het secretariaat, dit in overleg of in afstemming met jouw directe collega’s.
- Al jouw werkzaamheden voer je professioneel, discreet en gestructureerd uit. Hiermee straal jij rust uit.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledig inbedding in de organisatie vereist.

Eisen
-Dienstverband: Detachering
- Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
- Aantoonbare afgerond opleiding om minimaal mbo 4 niveau
- Aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse/management assistente;
- Aantoonbare werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving
- Voor het uitvoeren van de opdracht is afgifte van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een vereiste.

Wensen
- Aantoonbare werkervaring met Outlook, Word, Excel en PowerPoint, benoem dit duidelijk in het cv (35 punten);
- Aantoonbare kennis van het zaaksysteem, benoem dit duidelijk in het cv (25 punten);
- Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse/management assistente; (40 punten)

Competenties
- Zelfstandig;
- Dienstverlenend;
- Zakelijk;
- Discreet;
- Communicatief vaardig;
- Tactvol;
- Professioneel;
- Integer;
- Gestructureerd;
- Politiek bestuurlijke sensitiviteit.

Overige informatie
Optie tot verlenging: Ja, 3x 3 maanden
Gespreksdatum: Onbekend
Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever
Noaberkracht Dinkelland Tubbergen is een gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenten Dinkelland en Tubbergen in Twente. Noaberkracht richt zich op het verlenen van diensten op het gebied van gemeentelijke taken, zoals burgerzaken, belastingen en maatschappelijke ondersteuning. De organisatie streeft naar efficiënte en klantgerichte dienstverlening voor de inwoners en ondernemers van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.
- Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
- Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
- Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.
Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.