Managementassistent Gedeputeerde Staten - 36 u.p.w. - provincie Gelderland - 07 / 19 maanden - ZZP Arnhem

Vacature in het kort

In Gelderland zoeken we een Managementassistent voor het team van Gedeputeerde Staten. Je werkt in een prachtige provincie en helpt mee om alles goed te laten lopen. Je komt te werken in een team dat de gedeputeerden ondersteunt. Je helpt met agendabeheer, ontvangt bezoekers en zorgt dat alles soepel verloopt. Het is belangrijk dat je goed kunt omgaan met drukte en flexibel bent. Meer weten over deze leuke kans? Lees verder!

Volledige vacaturetekst

Voor de provincie Gelderland zoekt Mast Nederland een Managementassistent Gedeputeerde Staten. Reageren op deze vacature kan tot 21 mei 2024 om 10:00 uur.

freelance / zzp / interim opdracht met de volgende kenmerken:
Standplaats: Provinciehuis te Arnhem, iig 2 dagen per week volgens vast schema op kantoor
Startdatum 17-06-2024
Einddatum 31-01-2025
Optie tot verlenging 2 x 6 maanden
Uren per week gemiddeld 36 uur
Maximale inhuur: 36 maanden

Als zzp topper aan de slag via Mast Nederland? Welkom! De tariefrange voor deze opdracht is: € 52,50 – € 72,50 bruto per uur, inclusief ALLE kosten, exclusief BTW, dat geldt voor de gehele opdracht duur inclusief eventuele verlengingen. De opdrachtgever weegt het tarief nadrukkelijk wel mee in de beoordeling.

Functiebeschrijving
Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

In verband met bevallingsverlof zoeken wij een tijdelijke vervanger voor één van de zes managementassistenten voor het college van Gedeputeerde Staten (GS-secretariaat).

Het GS-secretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Bestuurlijk Zaken i.o. Het GS-secretariaat ondersteunt en ontzorgt de gedeputeerden bij het vervullen van al hun bestuurlijke taken. Het is een hecht team en we zoeken iemand die daar bij past.

Het werken voor de gedeputeerden gebeurt in duo’s. Je bent in eerste instantie managementassistent voor één ‘vaste’ gedeputeerde. Daarnaast ben je de eerste vervanger van de managementassistent van één van de andere gedeputeerden. Waar nodig vervang je ook de andere managementassistenten.

Je gaat te werk binnen een politieke context waar contacten met gemeenten, ministeries en allerlei andere organisaties veel voorkomen. Vaak moet hierin snel geschakeld worden om in te spelen op de politieke actualiteit. Daarnaast heb je veel contacten binnen de interne organisatie en weet je daar je weg in te vinden. Om efficiënt te kunnen werken en om elkaar onderling optimaal te kunnen vervangen, hanteer je allemaal een vergelijkbare werkwijze.

Je werkt gemiddeld 36 uur per week. In de praktijk betekent dit de ene week 32 uur en de andere week 40 uur, waarbij je op vrijdag vrij bent. Altijd in afstemming met je duo managementassistent wie welke vrijdag vrij heeft.
Kandidaatomschrijving - Functietaken
Verantwoordelijkheden
De taken en verantwoordelijkheden van een managementassistent Gedeputeerde Staten bestaan met name uit:
Agendabeheer en alles wat daarbij komt kijken.
Beheren van de mailbox en complementeren van vergaderstukken.
Archiveren van relevante mails, apps etc.
Ontvangen en begeleiden van bezoekers.

Het is belangrijk dat je goed bestand bent tegen hectiek en dus stressbestendig en flexibel bent. Jij zorgt voor overzicht en je hebt er plezier in om zaken uit te zoeken. Het organiseren van afspraken en vergaderingen en dit vloeiend laten verlopen is voor jou vanzelfsprekend. Je snapt de gevoeligheid van de politieke context en weet wanneer discreet handelen gewenst is. Je hebt een feilloos kompas voor integer handelen.

De persoonlijke interviews zullen plaatsvinden op donderdagmiddag 30 mei 2024 van 13.00 - 16.00 uur. Gelieve hier rekening mee te houden.

Gevraagd

CV eisen
Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit in het Nederlands opgesteld en maximaal 5 pagina’s A4, tenzij hieronder anders aangegeven.

Toelichting op eisen en wensen: Als je 100% aan de eisen voldoet, zet dat dan ook helder in je CV om afwijzing in de papieren ronde te voorkomen. Voldoe je (op CV) niet aan de eisen, dan zal de opdrachtgever je aanbieding namelijk afwijzen. Met de wensen zijn punten te verdienen om hoger in de ranking te komen. Zorg ook hier dat deze helder in je CV terug te vinden zijn:

Eisen (Knock-Out – Vermeldt dit dus helder in je CV als je voldoet)
Jij herkent jezelf (en voldoet aan het gestelde) in de kandidaatsomschrijving en functiebeschrijving, kan deze opdracht uitvoeren en weet ons hiervan te overtuigen middels je in je CV beschreven ervaringen en opleidingen, aangevuld met je onderbouwing in je motivatiebrief.

Tariefstelling: Een binnen de tariefrange passend (of op genoemde salarisschalen afgestemd) uurtarief.
Beschikbaarheid: Externe is inzetbaar vanaf 17 juni 2024 tot en met 31 januari 2025 voor gemiddeld 36 uur per week. In de praktijk betekent dit de ene week 32 uur en de andere week 40 uur, waarbij je op vrijdag vrij bent. Altijd in afstemming met je duo managementassistent wie welke vrijdag vrij heeft. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met 2 maal een periode van 6 maanden.

Vormeis CV: U voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe. Indien het CV (incl. figuren, tabellen, voorblad en inhoudsopgave) langer is dan het toegestane aantal A4's, wordt deze enkel voor het toegestane aantal A4's beoordeeld, waarna de overige A4's buiten de beoordeling worden gehouden. Het CV is in het Nederlands gesteld en in PDF-formaat. In het CV dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum (MAAND EN JAAR) van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld.

Externe is de afgelopen twee jaar niet in loondienst geweest van provincie Gelderland.

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde MBO opleiding.
Benoem de naam van het opleidingsinstituut, de plaats, de afstudeerrichting en het jaar waarin het diploma is behaald.

Externe beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2014- heden) in de functie van managementassistent op directieniveau dan wel op bestuurlijk niveau.

Benoem en beschrijf concreet (geen abstracte termen) in uw toelichting de ervaring waaruit blijkt dat u aan deze eis van minimaal 5 jaar ervaring voldoet.

Wensen – Hoe beter je hier aan voldoet, des te hoger je kansen, zorg dus dat als je hieraan voldoet, het in je CV beschreven staat.
Beschrijf in een korte motivatie (max 1 A4) je aanpak van een opdracht van vergelijkbare aard en benoem daarin concreet behaalde resultaten. Ga in op de eisen en wensen.

Scoor jij 100% op de specifieke wensen? Dan maak je meer kans:
Tariefstelling: Een concurrerend uurtarief. Het uurtarief wordt mee gewogen in de beoordeling.
Gewicht van prijs : 30 %
Gewicht van kwaliteit : 70 %

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2014 - heden) als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
(Onder overheidsorganisatie verstaan wij voor deze vraag een ministerie, een provincie, een gemeente dan wel een waterschap.
Indien van toepassing, mogen relevante opdrachten/projecten eerder genoemd in de toelichting op de eisen, hier weer worden gebruikt.)
Externe heeft tenminste 5 jaar ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie (10 punten)
Externe heeft 3 tot 5 jaar ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie (6 punten)
Externe heeft 0 tot 3 jaar ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie (4 punten)
Externe heeft geen ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau bij of voor een overheidsorganisatie (0 punten)
50 %

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring (opgedaan in de periode 2014 - heden) als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
(Onder overheidsorganisatie verstaan wij voor deze vraag een ministerie (dan wel regionale directie van een ministerie), een provincie, een gemeente, een waterschap dan wel de rechterlijke macht.
Indien van toepassing, mogen relevante opdrachten/projecten eerder genoemd in de toelichting op de eisen, hier weer worden gebruikt.)
Externe heeft tenminste 5 jaar ervaring als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie (10 punten)
Externe heeft 3 tot 5 jaar ervaring als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie (6 punten)
Externe heeft 0 tot 3 jaar ervaring als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie (4 punten)
Externe heeft geen ervaring als managementassistent op directieniveau bij of voor een overheidsorganisatie (0 punten)
25 %

Externe beschikt aantoonbaar over ervaring met samenwerken in een team van managementassistenten, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
Externe kan tenminste 2 opdrachten/projecten beschrijven waaruit ervaring blijkt met samenwerken in een team van managementassistenten (10 punten)
Externe kan 1 opdracht/project beschrijven waaruit ervaring blijkt met samenwerken in een team van managementassistenten (6 punten)
Externe heeft geen ervaring met samenwerken in een team van managementassistenten (0 punten)
25 %

De volgende competenties worden gevraagd (tip: Neem mee in je CV/motivatiebrief) en getoetst in het gesprek:
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

1. Afspraken maken: Je bent in staat om duidelijk te zijn in grote onzekerheid, verwachtingen te managen en tot goede afspraken te komen. Deze afspraken weet je ook te borgen.
2. Communicatieve vaardigheden: Je bent in staat tot het overdragen en ontvangen van boodschappen in woord, geschrift en/of non-verbaal, zowel binnen als buiten het project. Je kunt goed uit de voeten met verschillende gesprekpartners met verschillende belangen en bent in staat om mensen mee te nemen.
3. Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te kunnen bereiken.
4. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je bent je bewust van de behoeftes en belangen in het bestuurlijke krachtenveld én je eigen invloed hierop. Je weet wat er speelt, wat bestuurders drijft en je weet je effectief te manifesteren in complexe krachtenvelden. Je begrijpt de politiek-bestuurlijke belangen en maatschappelijke verhoudingen.
5. Samenwerkingsgerichtheid: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en bent in staat om in teamverband daaraan te werken. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert anderen pro-actief en stemt af met anderen. Je bent sociaal en geeft ruimte aan anderen.

Hoe helderder bovenstaande in je CV staat, hoe groter je kansen om door de eerste, papieren selectie te komen! Vergeet de motivatie niet!

VOG:
Voor het werken bij de overheid is een VOG een vereiste.

Aanbod

ZZP mogelijkheden
Als zzp-er / freelancer aan de slag? We helpen je graag: zzp-ers zijn van harte welkom bij Mast Nederland. Hou rekening met de tariefrange en dat onze opdrachtgever het uurtarief mee weegt in de beoordeling. Ben je benieuwd welke berekening hiervoor gehanteerd wordt, laat het gerust weten!

Je offerte is all-in
Wij vragen je om in je offerte een all-in uur tarief te offreren. Dit betekent inclusief ALLE kosten. Het tarief dat we afspreken is ook echt voor jou! De overeengekomen uurtarieven staan vast voor de duur van de overeenkomst (inclusief alle verlengingen), zijn in euro’s, omvatten alle belastingen (maar exclusief BTW) en betreffen de overeengekomen prestatie, alsmede alle overige kosten, zoals die van training of inwerking van personeel, overuren / avond- en weekendwerkzaamheden, reis- en verblijf- en voorrijkosten, kosten voor apparatuur / hulpmiddelen en administratiekosten.
Vanzelfsprekend ben je ingeschreven met je organisatie bij de KVK en ben je afdoende verzekerd om deze opdracht uit te kunnen voeren.

LET OP HET VOLGENDE:
1. Omdat de voertaal bij deze klant Nederlands is, dienen je CV en je motivatiebrief opgesteld zijn in de Nederlandse taal (tenzij expliciet anders aangegeven). Niet-Nederlandstalige documenten worden door de opdrachtgever niet beoordeeld en leiden hierdoor tot een afwijzing. Bij een afwijzing door het ingediend hebben van niet-Nederlandstalige documenten krijg je geen bericht.
2. Laat je maar door 1 bureau voorstellen. Dit voorkomt uitsluiting van de procedure door de opdrachtgever.
3. Wij werken rechtstreeks met zzp collega’s samen. Om te voorkomen dat de keten onnodig lang wordt, werken wij niet samen met andere bemiddelaars. Met je inschrijving verklaar je als zzp collega via Mast Nederland aan de slag te willen gaan en niet gebonden te zijn aan een ander bureau of organisatie. Na je inschrijving zullen wij rechtstreeks contact met de ingeschreven kandidaat opnemen.