Managementassistent Gedeputeerde Staten Arnhem

Vacature in het kort

In deze functie werk je als managementassistent voor de gedeputeerden. Je maakt deel uit van een hecht team en ondersteunt bij bestuurlijke taken. Je taken zijn onder andere agendabeheer, mailbox beheren en bezoekers ontvangen. Je moet goed kunnen omgaan met drukte, flexibel zijn en discreet kunnen handelen. Je werkt in een politieke omgeving en hebt veel contacten. Klaar voor een nieuwe uitdaging? Ontdek meer!

Volledige vacaturetekst

Functie omschrijving

Het Gedeputeerde Staten (GS-secretariaat) maakt onderdeel uit van de afdeling Bestuurlijk Zaken i.o. Het GS-secretariaat ondersteunt en ontzorgt de gedeputeerden bij het vervullen van al hun bestuurlijke taken. Het is een hecht team en we zoeken iemand die daar bij past. 

Het werken voor de gedeputeerden gebeurt in duo’s. Je bent in eerste instantie managementassistent voor één ‘vaste’ gedeputeerde. Daarnaast ben je de eerste vervanger van de managementassistent van één van de andere gedeputeerden. Waar nodig vervang je ook de andere managementassistenten. 

Je gaat te werk binnen een politieke context waar contacten met gemeenten, ministeries en allerlei andere organisaties veel voorkomen. Vaak moet hierin snel geschakeld worden om in te spelen op de politieke actualiteit. Daarnaast heb je veel contacten binnen de interne organisatie en weet je daar je weg in te vinden. Om efficiënt te kunnen werken en om elkaar onderling optimaal te kunnen vervangen, hanteer je allemaal een vergelijkbare werkwijze. 

Je werkt gemiddeld 36 uur per week. In de praktijk betekent dit de ene week 32 uur en de andere week 40 uur, waarbij je op vrijdag vrij bent. Altijd in afstemming met je duo managementassistent wie welke vrijdag vrij heeft. 

Verantwoordelijkheden

De taken en verantwoordelijkheden van een managementassistent Gedeputeerde Staten bestaan met name uit:

• Agendabeheer en alles wat daarbij komt kijken. 
• Beheren van de mailbox en complementeren van vergaderstukken. 
• Archiveren van relevante mails, apps etc.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers. 

Het is belangrijk dat je goed bestand bent tegen hectiek en dus stressbestendig en flexibel bent. Jij zorgt voor overzicht en je hebt er plezier in om zaken uit te zoeken. Het organiseren van afspraken en vergaderingen en dit vloeiend laten verlopen is voor jou vanzelfsprekend. Je snapt de gevoeligheid van de politieke context en weet wanneer discreet handelen gewenst is. Je hebt een feilloos kompas voor integer handelen. 

Functie eisen

• Minimaal een afgeronde MBO opleiding;
• Minimaal 5 jaar ervaring (opgedaan in de periode 2014- heden) in de functie van managementassistent op directieniveau dan wel op bestuurlijk niveau;
• Ervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie;
• Ervaring met samenwerken in een team van managementassistenten.

Bedrijfsomschrijving

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Ben jij de Managementassistent Gedeputeerde Staten die wij zoeken? Neem dan contact op met Edgar via telefoon: 06-30647285 of per mail: [email protected] dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en gaaf te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en andere partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals energietransitie, mobiliteit of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.