Ervaren klantenservice medewerker in de regio Oldenzaal Oldenzaal

Vacature in het kort

In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten en het verkoopteam. Je neemt orders aan, zorgt dat ze goed in het systeem komen en houdt klantinformatie bij. Ook houd je je bezig met administratieve taken zoals het bijhouden van klantgegevens en het verwerken van retourzendingen. Je helpt het salesteam en zorgt dat inkoop en voorraadbeheer goed verlopen. Plus, je houdt je kennis up-to-date en werkt volgens de geldende regels. Benieuwd naar de mogelijkheden? Lees verder om meer te ontdekken!

Volledige vacaturetekst

Doel van de functie
Het aannemen en verwerken van de orders en eerste aanspreekpunt voor (internationale) klanten en het (internationale) verkoopteam

Verantwoordelijkheden / taken

Aannemen en verwerken orders

• Het aannemen van (internationale) orders per telefoon, email en online
• Het controleren van orders op volledigheid en juistheid
• Het verwerken van orders in het systeem Business Central
• Het volledig en juist vastleggen van klantinformatie in het systeem Business Central
• Het proactief monitoren en bewaken van de afhandeling en verwerking van orders op basis van de gestelde doelen (tijdige en accurate verzending)
• Het (proactief) onderhouden van schriftelijke en telefonische contacten met klanten en leveranciers over de status van orders en levertijden
• Ondersteunen van / samenwerken met marketing met betrekking tot verkoopcijfers, voorraadniveaus etc. om de marketing van producten te optimaliseren

Administratieve afhandeling

• Het bijhouden van (nieuwe) klantenadministratie
• Het registreren en verwerken van binnenkomende japonnen in de administratie
• Het inboeken, scannen en registreren van verzonden pickbonnen
• Het crediteren van facturen bij retourzendingen

Klant- en relatiecontacten

• Het zorgen voor een correcte afhandeling van inkomende telefoon en email
• Het beantwoorden, intern coördineren en verwerken van vragen van (internationale) klanten en het (internationale) verkoopteam en het geven van uitleg over het productportfolio
• Het verstrekken van informatie aan belanghebbenden, zowel intern als extern

Ondersteunen van salesteam

• Het ondersteunen van het salesteam bij praktische vragen over orders, collectie, verkoopactiviteiten en overige relevante zaken

Inkoop en voorraadbeheer verzorgen

• Het plaatsen van bestellingen bij gekwalificeerde leveranciers volgens de geldende (prijs)afspraken
• Het bewaken van leveringstermijnen, doorlooptijden en uitleveringen
• Het beheren van voorraden en controleren op hoeveelheid, traceerbaarheid en netheid
• Het melden van afwijkingen in de voorraad bij de desbetreffende verantwoordelijke
• Het registreren en controleren van retourzendingen (zowel van inkoop- als verkoopkant)
• Het coördineren van inventarisaties en balansen

Overig

• Het correct en volledig vastleggen van documentatie en administratie
• Deelnemen aan het afdelingsoverleg
• Het op peil houden van de eigen kennis met betrekking tot de werkzaamheden
• Het zorgvuldig omgaan met de voor de functie beschikbaar gestelde informatie
• Het naleven van richtlijnen, werkvoorschriften en procedures die betrekking hebben op Arbobeleid, milieu en het personeelshandboek

• Beheer, invoer en controle van(klant)informatie in systemen zoals Business Central
• Het treffen van corrigerende maatregelen bij geconstateerde afwijkingen
• Het aanspreken en melding maken bij van leveranciers
• Het inkopen conform inkoopbeleid

Gevraagd

• Opleiding op mbo-niveau 4
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pré
• Kennis van de toepassing van MS Office
• Kennis van ERP-pakketten is een pré
• Kennis van Nederlands (vloeiend), Engels en Duits (goed tot vloeiend) in woord en geschrift
• Affiniteit met mode is een plus!

• Accuraat/ nauwkeurig
• Communicatief vaardig
• Pragmatisch
• Proactief
• Servicegericht
• Stressbestendig