Bestuurssecretaresse

Als Bestuurssecretaresse in de regio Katwijk ondersteun je het bestuur direct en zorg je voor rust, overzicht en structuur in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je bent het verbindende aanspreekpunt tussen wethouders, burgemeester, ambtelijke collega’s en externe partijen en bewaakt dossiers, planning en protocollen. Met jouw nauwkeurigheid en bestuurlijke sensitiviteit bereid je overleggen voor, beheer je complexe agenda’s en draag je bij aan ceremoniële en protocollaire taken zoals gemeentelijke evenementen en Koninklijke Onderscheidingen, zodat bestuurders zich kunnen richten op beleids- en besluitvorming.

In deze rol functioneer je binnen het bestuurssecretariaat als spil tussen beleid en uitvoering. Je ondersteunt één of meerdere bestuurders bij het plannen en prioriteren van afspraken, houdt toezicht op de digitale stukkenstroom en zorgt dat dossiers compleet en toetsbaar zijn. Daarbij werk je volgens relevante regelgeving en gemeentelijke richtlijnen, zoals archiefvoorschriften en protocollaire normen. De functie vraagt bestuurlijke sensitiviteit, discretie en het vermogen om in een wisselende bestuurlijke context snel te schakelen en belangen zorgvuldig af te wegen. Als Bestuurssecretaresse benut je jouw organisatorische vaardigheden om het bestuur effectief te ontzorgen.

Een belangrijk onderdeel van je werkzaamheden betreft het proces rondom Koninklijke Onderscheidingen. Je adviseert voorstellers over mogelijkheden en voorwaarden, toetst binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoud en bouwt zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor besluitvorming door het bestuur en de Kanselarij der Nederlandse Orden. Daarnaast organiseer en coördineer je de jaarlijkse procedures en uitreikingen, onderhoud je vertrouwelijke communicatie met betrokkenen en zorg je voor heldere planning en logistiek tijdens ceremonies. Als Bestuurssecretaresse bewaak je kwaliteit en proceszekerheid bij deze protocollaire en bestuurlijke taken.

• Je beheert complexe agenda's en prioriteert afspraken.
• Je coördineert en bewaakt de digitale stukkenstroom.
• Je bereidt overleggen voor en zorgt voor complete dossiers.
• Je organiseert vergaderingen en bestuurlijke bijeenkomsten.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Je ondersteunt bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen.
• Je coördineert Koninklijke Onderscheidingen en het adviesproces.
• Je onderhoudt contact met voorstellers en de Kanselarij der Orden.

Gevraagd

• Je hebt minimaal een afgeronde secretaresseopleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurs-, directie- of managementassistent.
• Je hebt de afgelopen 3 jaar ervaring als bestuurs-, directie- of managementassistent in een gemeente.
• Je hebt aantoonbare ervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365.