Management Assistant voor het Bestuur Amsterdam

Vacatureomschrijving

Als Managementassistent vorm je samen met een collega het bestuurssecretariaat van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Jullie ondersteunen het faculteitsbestuur, met name de decaan en de directeur bedrijfsvoering. Je werk speelt zich af binnen de faculteit en in samenwerking met de andere faculteiten. Samen met je collega vorm je een professioneel team met een centrale rol binnen de faculteit. Zo nodig neem je elkaars werk over, en tijdens afwezigheid vervang je elkaar. Hiërarchisch val je onder de directeur bedrijfsvoering.

• je ondersteunt de directeur bedrijfsvoering en de decaan, bijvoorbeeld met (complex) agendabeheer, en het bijhouden van hun e-mailinbox
• je ondersteunt bij diverse vergaderingen: agenda voorbereiden/opstellen, notuleren en afspraken en acties opvolgen/bewaken
• je coördineert hooglerarendossiers en zorgt voor procedurele ondersteuning van dossiers van promovendi
• je behandelt en beantwoordt correspondentie
• je voert diverse administratieve werkzaamheden uit zoals bijhouden van het bestuursarchief
• je organiseert (jaarlijkse) evenementen
• je neemt deel aan diverse projecten (binnen de faculteit of universiteitsbreed)

• je bent integer en hebt een servicegerichte en pro-actieve houding
• je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden
• je weet in drukke periodes je hoofd koel te houden en de juiste prioriteiten te stellen
• je kunt zorgvuldig omgaan met reglementen en formele procedures
• je zorgt voor een goede samenwerking en draagt graag bij aan een gezamenlijk resultaat van je team
• je schakelt gemakkelijk tussen verschillende situaties en op verschillende niveaus

Gevraagd

• je bent integer en hebt een servicegerichte en pro-actieve houding
• je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden
• je weet in drukke periodes je hoofd koel te houden en de juiste prioriteiten te stellen
• je kunt zorgvuldig omgaan met reglementen en formele procedures
• je zorgt voor een goede samenwerking en draagt graag bij aan een gezamenlijk resultaat van je team
• je schakelt gemakkelijk tussen verschillende situaties en op verschillende niveaus

• je hebt een HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie
• je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden
• je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels in woord en geschrift

Aanbod

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal € 3.072 (schaal 8) en maximaal € 4.103 (schaal 8) bruto per maand.