Senior managementassistent Global Public Health & Bioethics (GPH&B) Utrecht

Voor het secretariaat van de afdeling Global Public Health & Bioethics zoeken we iemand die administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning kan bieden aan het afdelingshoofd en aan het team Cardiometabolic Health binnen deze afdeling.

Je bent een spil in het web door het ondersteunen van het (sub)afdelingshoofd en stafleden binnen je team, als ook het fungeren als vraagbaak voor alle medewerkers binnen je afdeling. Je hebt veelvuldig contact via e-mail en telefoon en je voert de hieruit voortkomende acties uit. Je organiseert vergaderingen, grote bijeenkomsten en regelt alles rondom dienstreizen. Daarnaast regel en bewaak je uiteenlopende ondersteunende processen op het gebied van financiële -, juridische - en personeelszaken. Ook vervul je als senior secretaresse een expert rol op een administratief vlak binnen de divisie.

Je kerntaken zijn:

• Beheren van agenda’s van stafleden;
• Plannen en organiseren van vergaderingen en andere bijeenkomsten;
• Organiseren van reizen en accommodaties voor in- en uitreizende collega’s;
• Ondersteunen van personeelszaken voor nieuwe en huidige medewerkers;
• Regelen van declaraties in samenspraak met de financiële afdeling;
• Regelen van contractondertekening in samenspraak met juridische zaken, divisieleiding en evt. buitenlandse partijen;
• Adviseren en bijdragen aan kwaliteit/uniformiteit op administratief vlak.

Het Julius Centrum voor Gezondheidswetenschappen en Eerstelijnsgeneeskunde is onderdeel van het Universitair Medisch Centrum Utrecht (met 12.000 werknemers een van de grootste werkgevers is in de omgeving Utrecht). Je wordt aangesteld bij de afdeling Global Public Health & Bioethics van het Julius Centrum. De afdeling verricht impactvol onderzoek op het gebied van leefstijl en preventie, publieke gezondheidszorg en mondiale gezondheid. Dit onderzoek heeft als doel bewijs te genereren dat bijdraagt aan een betere (rechtvaardigheid van) gezondheid alsook het wereldwijd opleiden van nieuwe generaties onderzoekers en professionals in de gezondheidszorg.

• Je bent een ervaren secretaresse met een flexibele, integere werkhouding.
• Daarnaast ben je organisatorisch en administratief sterk, communicatief vaardig, klantgericht, nauwkeurig en een echte teamspeler. 
• Je kunt goed prioriteiten stellen en je bent stressbestendig.
• Verder maak je procedures snel eigen en zie je werkzaamheden die je naar je toe trekt.
• Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal (zowel schriftelijk als mondeling) goed.
• Verder beschik je over uitstekende ICT- vaardigheden waaronder het MS-Office pakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams). 

Het betreft een aanstelling van ca. 0,67 fte (24 uur) voor de duur van 1 jaar met zicht op eventuele verlenging. Startdatum idealiter per augustus. We hopen vanaf begin juni gesprekken te voeren met kandidaten.

• Een salaris tussen de € 2932 en € 3923 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Toegang tot allerlei cursussen en trainingen in GoodHabitz.
• Cao à la carte: de mogelijkheid om extra arbeidsvoorwaarden te kiezen in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.