Managementassistent nationaal vergiftigingen informatie centrum Utrecht

Voor deze rol zijn wij op zoek naar een ervaren managementassistent die samen met de huidige managementassistente ondersteuning gaat bieden aan het managementteam en de medewerkers van het NVIC.

Samen bewaak je de voortgang van uiteenlopende ondersteunende processen op het gebied van correspondentie, onderwijs-, financiële-, en personeelszaken. Deze pak je proactief op. Ook fungeer je als vraagbaak voor medewerkers binnen de afdeling. Je zet je in voor een prettige en collegiale werksfeer. 

Concrete werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Agendabeheer: het regelen van interne en externe (online) afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en boeken van vergaderruimtes.
• Proactief ondersteunen van het hoofd en de vier stafleden.
• Het (mede) organiseren van (online) vergaderingen, onderwijsdagen en congressen.
• Voorbereiden en notuleren van afdelingsoverleggen en stafvergaderingen.
• Organisatie van jaargesprekken.
• Websitebeheer.
• De administratieve verwerking van gegevens in diverse systemen (waaronder financiën en P&O).
• Mede beheren database wetenschappelijke literatuur. 

Het Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum (NVIC) is het kenniscentrum voor klinische toxicologie in Nederland. Het NVIC informeert artsen, apothekers en andere professionele hulpverleners over de mogelijke gezondheidseffecten en behandelingsmogelijkheden bij vergiftigingen. Bij calamiteiten met chemische en radioactieve stoffen wordt het NVIC ook ingeschakeld. Verder wordt er uitgebreid wetenschappelijk onderzoek gedaan naar het gedrag van allerlei chemische stoffen in het menselijk lichaam en de effecten die deze stoffen daar kunnen veroorzaken. Informatie over waargenomen trends in vergiftigingen wordt gerapporteerd aan de overheid, zodat beleidsmaatregelen ter preventie kunnen worden onderbouwd. Bij het NVIC werken 40 medewerkers. 

• Je hebt minimaal een diploma HAVO/VWO aangevuld met een administratieve of secretariële opleiding.
• Enkele jaren relevante werkervaring op secretarieel en organisatorisch gebied heeft voorkeur.
• Je bent een enthousiaste managementassistent met een flexibele, integere werkhouding.
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband functioneren en improviseren gaat je goed af, je hebt een praktische “hands-on” mentaliteit en stapt makkelijk op mensen af.
• Je kunt prioriteiten stellen, kunt makkelijk schakelen en bent stressbestendig.
• Je beheerst de Nederlandse taal (zowel schriftelijk als mondeling) goed, daarnaast heb je voldoende kennis van de Engelse taal.
• Je beschikt over goede ICT-vaardigheden, waaronder het MS-Office pakket (Outlook, Word, Excel en PowerPoint) en je werkt je vlot in in voor jou onbekende software.
• Je maakt procedures snel eigen en ziet zelfstandig welke werkzaamheden je kan oppakken.

• Een salaris tussen de € 2.499 en € 3.434 bruto per maand (schaal 6), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur) afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Toegang tot allerlei cursussen en trainingen in GoodHabitz.
• Cao à la carte: de mogelijkheid om extra arbeidsvoorwaarden te kiezen in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.
• Werkdagen worden in overleg bepaald (flexibele werktijden).
• Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken (in overleg).