Managementassistent divisie Vitale Functies Utrecht

Voor deze rol zijn wij op zoek naar een ervaren managementassistent die ondersteuning gaat bieden aan de onderwijshoogleraar van de afdeling anesthesiologie en het divisiebureau. De invulling van de functie neigt meer naar administratieve ondersteuning dan op het gebied van secretariële werkzaamheden. 

Je ondersteunt de onderwijshoogleraar bij onder andere het agendabeheer en organiseren van vergaderingen. Samen met je collega’s bewaak je de voortgang van uiteenlopende ondersteunende processen op het gebied van correspondentie, opleidings-, financiële-, en personeelszaken. Deze pak je proactief en secuur op. Je zet je in voor een prettige en collegiale werksfeer. 

Daarnaast ben je voor studenten geneeskunde, docenten en samenwerkende ziekenhuizen het eerste aanspreekpunt als het gaat om onder andere het plannen van afspraken, terugkomdagen en trainingen, beantwoording van vragen en het informeren over bijvoorbeeld beoordelingen, trainingen en onderwijsmomenten. Je bent secuur in dossiervorming voor de diverse soorten onderwijs en opleiding die vanuit de anesthesiologie gegeven worden en communiceert hierover tijdig en netjes naar studenten en docenten.

De personele werkzaamheden bestaan uit de ondersteuning bij de aanstellingen, roosters en declaraties van de artsen in opleiding (AIOS) tot anesthesioloog. 

Kortom; houd jij van gevarieerd werk en werk je secuur? Dan willen je graag met jou kennismaken.

In de divisie Vitale Functies zijn de OK, Intensive Care en Spoedeisende Hulp en het Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum vertegenwoordigd in één (medische) divisie. Resultaat, kwaliteit en veiligheid staan voorop en biedt medewerkers ruimte om te leren, te reflecteren en te vernieuwen.

Werken bij Vitale Functies betekent dat we nooit uitgeleerd zijn en open staan voor vernieuwing en verbetering van ons werk. Op deze manier kunnen we iedere dag weer bijdragen aan de beste zorg voor onze patiënten op de mooiste opleidings- en werkplek van dit ziekenhuis. Het Divisiebureau draagt bij en ondersteunt het management van de divisie Vitale Functies vanuit de expertises Financiën, Informatievoorziening & ICT, Kwaliteit, Secretarieel en Onderwijs bij het realiseren van een resultaatgerichte divisie waar de patiënt, kwaliteit en veiligheid voorop staan. Met jouw bijdrage maak je het mogelijk dat wij met elkaar ons werk nog beter kunnen doen.

• Je bent een enthousiaste managementassistent met een flexibele, integere werkhouding.
• Je bent in staat zelfstandig te werken en ziet welke werkzaamheden je kan oppakken, tegelijkertijd ben je een teamspeler en communiceert duidelijk met je collega’s.
• De samenwerking op het gebied van onderwijs en opleiding strekt zich uit over meerdere divisies en ziekenhuizen. Goed relatiebeheer is van groot belang.
• Enkele jaren relevante werkervaring op secretarieel en organisatorisch gebied heeft de voorkeur.
• Je vind het leuk om administratieve processen eigen te maken en werkt zorgvuldig.
• Je beheerst de Nederlandse taal (zowel schriftelijk als mondeling) goed, daarnaast heb je voldoende kennis van de Engelse taal.
• Je beschikt over goede ICT-vaardigheden, waaronder het MS-Office pakket (Outlook, Word, Excel en PowerPoint) en je bent niet bang om met nieuwe systemen te werken (denk hierbij aan SAP, Monaco, Talentsoft, Medspace e.d.)

• Een salaris tussen de € 2.819 en € 3.772 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Cao salarisverhoging van 4% vanaf mei 2024.
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
• Toegang tot allerlei cursussen en trainingen in GoodHabitz.
• Cao à la carte: de mogelijkheid om extra arbeidsvoorwaarden te kiezen in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.