Managementassistente bestuur

Als Managementassistente bestuur in de regio Weert ben je de verbindende kracht die bestuurders ruimte geeft om zich te richten op inhoud. Jij zorgt ervoor dat het bestuurlijke proces betrouwbaar blijft door overzicht te houden, vertrouwelijke informatie zorgvuldig te behandelen en prioriteiten te bewaken. Met jouw inzet voorkom je knelpunten en vergroot je de effectiviteit van het bestuur.

Je werkt dichtbij de gemeentesecretaris en directiesecretaris en hebt regelmatig contact met bestuurders, ambtelijke afdelingen en externe partijen. Als Managementassistente bestuur fungeer je als betrouwbare spil: je creëert duidelijkheid, bewaakt vertrouwelijkheid en houdt het overzicht bij complexe dossiers. Daarbij handel je accuraat en behoud je het vermogen om snel te schakelen wanneer situaties wijzigen, zodat bestuurders tijdig de juiste informatie ontvangen.

Een typische werkdag vraagt van jou flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Je anticipeert op vragen, signaleert knelpunten en onderhoudt contacten om processen soepel te laten verlopen. Verder ondersteun je bij voorbereiding en afstemming rondom bestuurlijke trajecten en zorg je voor een professionele en discrete werkwijze als achtergrond voor besluitvorming.

• Je bewaakt deadlines en prioriteiten voor bestuurders.
• Je bereidt acties en besluitvoorstellen voor.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Je organiseert complex agendabeheer en plant afspraken.
• Je verwerkt inkomende post en e-mail zorgvuldig.
• Je legt vertrouwelijke stukken voor aan bestuurders.
• Je coördineert vergaderstukken en plaatst deze in systemen.
• Je neemt telefonische vragen aan en biedt organisatorische ondersteuning.

Gevraagd

• Je houdt het hoofd koel, zelfs in drukke tijden.
• Je stelt prioriteiten en brengt rust in de agenda van de burgemeester.
• Je legt verbanden tussen e-mails, agenda’s en acties met oog voor detail.
• Je bereidt acties proactief voor en lost uitdagingen op voordat ze problemen worden.
• Je communiceert representatief en assertief en voelt bestuurlijke verhoudingen aan.
• Je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie of bij een overheidsorganisatie.