Directiesecretaresse

Ben jij...

sterk in plannen, organiseren en prioriteren en weet jij als geen ander hoe je een directeur volledig ontzorgt?

Je ondersteunt één van de directeuren en werkt daarnaast nauw samen met andere directiesecretaresses en directieadviseurs. Je komt terecht in een professioneel, collegiaal en resultaatgericht team waarin samenwerken en flexibiliteit centraal staan.

Het betreft een tijdelijke opdracht van 6 maanden, met de mogelijkheid tot 3 keer 6 maanden verlenging. De start is zo spoedig mogelijk, uiterlijk medio september.

Jouw functie
Als Directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van één van de directeuren. Je beheert een complexe agenda en mailbox, bewaakt afspraken en deadlines en zorgt ervoor dat de directeur optimaal wordt ondersteund.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van een complexe agenda en mailbox;
• Plannen, organiseren en voorbereiden van afspraken en vergaderingen;
• Prioriteren van werkzaamheden en snel schakelen bij wijzigingen;
• Signaleren van knelpunten en zelfstandig oppakken van acties;
• Voorbereiden en verwerken van correspondentie en documentatie;
• Afstemmen met andere secretariaten binnen de organisatie;
• Samenwerken met directiesecretaresses en directieadviseurs;
• Ondersteunen van de bestuurlijke en organisatorische processen;
• Fungeren als professioneel en representatief aanspreekpunt van de directeur;
• Bewaken van vertrouwelijke informatie en zorgvuldig omgaan met gevoelige onderwerpen.
• Je werkt in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt. Daarom is het belangrijk dat je rustig blijft onder druk, snel kunt schakelen en altijd het overzicht behoudt.

Gevraagd

Jij regelt...
minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in de richting van secretaresse, managementassistent of vergelijkbaar;
minimaal 5 jaar werkervaring als directiesecretaresse of managementassistent, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
Ervaring met MS-Office en Oracle.

Aanbod

Wij regelen...

Een interessante tijdelijke opdracht binnen een grote gemeentelijke organisatie;
Een opdracht voor 24 uur per week;
Een initiële duur van 6 maanden;
Mogelijkheid tot 3 keer 6 maanden verlenging;
Een dynamische en maatschappelijk relevante werkomgeving;
Een functie waarin je veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid krijgt;

Waar je gaat werken

Onze opdrachtgever is een grote publieke organisatie.