Executive Assistant (parttime)Solliciteren
Executive Assistant (parttime)
4U Professionals
Executive Assistant (parttime)
Internationaal
Directie ontzorgen
Salaris in overleg
Parttime
4U Professionals
Rotterdam
Samenvatting
Als Executive Assistant ondersteun je de directie door agendas te beheren, vergaderingen voor te bereiden en communicatieprocessen te bewaken voor een professionele, internationale organisatie.
Wat krijg je?
Salaris in overleg
Parttime
Loondienst (vast)
Opleidingsbudget
Wat ga je doen?
- Proactief agenda’s van directieleden beheren en coördineren
- Voorbereiden, plannen en opvolgen van afspraken en bijeenkomsten
- Signaleren van prioriteiten, deadlines en bestuurlijke gevoeligheden
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
- Voorbereiden, plannen en coördineren van directie- en managementvergaderingen
3012 CA Rotterdam
Wat verwachten wij?
- Afgeronde mbo+/hbo-opleiding in secretariële of managementondersteuning.
- Minimaal 5 jaar ervaring als directieassistent in bestuurlijke context.
- Ervaring met formele vergaderingen op board- en governance-niveau.
- Zeer vaardig met MS Office en digitale samenwerkingstools.
Volledige vacaturetekst
De Executive Assistant vervult een sleutelrol in de ondersteuning van de directie. In deze dynamische positie waarborg je de structuur en continuïteit binnen de organisatie terwijl je internationale reizen en strategische events tot in de puntjes verzorgt. Je werkt in een ambitieuze, toekomstgerichte omgeving waar veel ruimte is voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Zorg jij voor de perfecte governance? Ontdek hoe jij het verschil maakt!
Wat ga je doen als EXECUTIVE ASSISTANT?
De Executive Assistant vervult een sleutelrol in de ondersteuning van de directie. De functie is gericht op het ontzorgen van de directie, het waarborgen van structuur, overzicht en continuïteit, en het professioneel organiseren en coördineren van bestuurlijke, organisatorische en communicatieve processen.
Resultaatgebieden en verantwoordelijkheden
Opleiding en ervaring
Meer tonenDe Executive Assistant vervult een sleutelrol in de ondersteuning van de directie. De functie is gericht op het ontzorgen van de directie, het waarborgen van structuur, overzicht en continuïteit, en het professioneel organiseren en coördineren van bestuurlijke, organisatorische en communicatieve processen.
Resultaatgebieden en verantwoordelijkheden
- Directie- en bestuurlijke ondersteuning
- Proactief beheren en coördineren van agenda’s van directieleden.
- Voorbereiden, plannen en opvolgen van afspraken, overleggen en (strategische) bijeenkomsten.
- Signaleren van prioriteiten, deadlines en bestuurlijke gevoeligheden.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten van de
- directie.
- Voorbereiden, plannen en coördineren van directie- en managementvergaderingen.
- Voorbereiden, organiseren en uitwerken van vergaderingen met de Raad van Commissarissen (RvC).
- Voorbereiden, organiseren en uitwerken van aandeelhoudersvergaderingen.
- Opstellen van agenda’s en het verzamelen, structureren en distribueren van vergaderstukken (Nederlands en Engels).
- Notuleren en vastleggen van besluiten, actiepunten en governance-afspraken.
- Bewaken van opvolging en voortgang van besluiten richting directie, RvC en aandeelhouders.
- Verzorgen van correspondentie (Nederlands en Engels).
- Beheren, structureren en archiveren van (digitale) dossiers en vertrouwelijke documentatie.
- Ondersteunen bij rapportages, presentaties en beleidsdocumenten.
- Zorgdragen voor correcte en tijdige informatievoorziening aan stakeholders
- Organiseren en coördineren van (klant)events, bijeenkomsten en representatieve activiteiten.
- Coördineren en begeleiden van bezoeken van buitenlandse aandeelhouders, commissarissen en relaties.
- Plannen en organiseren van zakelijke reizen voor de directie (vluchten, accommodaties, vervoer, agenda’s en reisdocumentatie).
- Afstemmen met interne afdelingen en externe partijen zoals locaties, leveranciers en hospitality-partners.
- Waarborgen van een professionele en representatieve uitstraling bij alle externe contacten.
- Signaleren van verbeterkansen in werkprocessen binnen directie- en bestuursondersteuning.
- Bijdragen aan efficiënte en professionele werkwijzen.
- Ondersteunen bij organisatie brede projecten en strategische initiatieven.
- Zelfstandig prioriteiten stellen binnen afgesproken kaders.
- Toegang tot vertrouwelijke, strategische en bestuurlijke informatie.
- Vertegenwoordigen van de directie in operationele afstemming en communicatie.
Opleiding en ervaring
- Afgeronde mbo+/hbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële, administratieve of management ondersteunende richting.
- Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring als directieassistente of directiesecretaresse, bij voorkeur in een bestuurlijke context.
- Aantoonbare ervaring met ondersteuning van directie, RvC en/of aandeelhouders is een sterke pré.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
- Zeer goede beheersing van de Engelse taal, mondeling en schriftelijk (essentieel).
- Ervaring met het voorbereiden en uitwerken van formele vergaderingen op board- en governance-niveau.
- Zeer vaardig met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en digitale samenwerkingsmiddelen.
- Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor planning, prioritering en time management.
- Discreet, integer en zorgvuldig in omgang met vertrouwelijke informatie.
- Proactief, zelfstandig en organisatiesensitief.
- Stressbestendig en flexibel in een dynamische en internationale werkomgeving.
- Communicatief sterk, representatief en professioneel.
- Nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsgericht.
- Marktconform salaris passend bij ervaring en verantwoordelijkheden.
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Ruimte voor professionele en persoonlijke ontwikkeling.
- Werken in een ambitieuze, internationale en toekomstgerichte organisatie.
Over de werkgever
4U Professionals
RotterdamWerving en selectie
Klein bedrijf
12 vacatures
Wij maken het verschil...
4U Professionals is een kleinschalige en regionale recruitmentspecialist. We geloven in persoonlijk contact en nodigen kandidaten altijd eerst uit op kantoor voordat we ze voorstellen aan een opdrachtgever.
Met passie voor ons vak en oog voor uw wensen, zorgen wij voor de ideale match tussen talent en werkgevers – zowel voor tijdelijke als vaste banen. Want recruitment is en blijft mensenwerk.
Onze bewuste keuze voor een kleinschalige en regionale aanpak levert voordelen op voor zowel werkgevers als werkzoekenden. We kennen onze klanten door en door en begrijpen de arbeidsmarkt als geen ander.
Dit bedrijf zoekt regelmatig nieuwe collega's via Werkzoeken.nl.
Zo werkt solliciteren
- Snel en eenvoudig via je mobiel
- Solliciteer in 1 minuut
- Volg je sollicitatie via Track & Trace
- Volg je sollicitatie via Track & Trace
