Secretaresse met financiële affiniteit Utrecht

Vacature in het kort

In deze rol ben je de spil van het team, waarbij je zowel financiële als secretariële processen ondersteunt. Je helpt de organisatie soepel te draaien door actief bij te dragen aan verbeteringen. Je bent het eerste aanspreekpunt en een belangrijk deel van het team. Je krijgt de kans om jouw ideeën in te brengen en de werkprocessen te verbeteren. Het werk is afwisselend en je hebt de mogelijkheid om ook vanuit huis te werken. Lees verder om te ontdekken waarom deze uitdaging op jou wacht.

Volledige vacaturetekst

Ben jij klaar om een centrale rol te spelen in de dynamiek van deze organisatie? Als secretaresse ben je niet alleen de spil in het web van financiële en secretariële processen maar ook het eerste aanspreekpunt. Herken jij jezelf hier in? Lees dan snel verder.....

Als secretaresse speel je een centrale rol in het ondersteunen van financiële en secretariële processen binnen de organisatie. Je hebt een hands-on mentaliteit, bent proactief en toont initiatief om de werkprocessen continu te verbeteren. In deze functie draag je bij aan een gestroomlijnde en effectieve administratieve operatie. Je ondersteunt de manager P&O/bestuurssecretaris, de directeur-bestuurder en de controller. Daarnaast ben je het aanspreekpunt op het bureau voor onze familievertrouwenspersonen en een belangrijk, representatief gezicht binnen onze organisatie.

Verantwoordelijkheden:

• Ondersteunen bij secretariële taken, zoals agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het opstellen van correspondentie.
• Actieve deelname aan het optimaliseren van werkprocessen en het identificeren van mogelijkheden voor verbeteringen.
• Onderhouden van contacten met externe partijen, waaronder leveranciers en klanten en natuurlijk onze familievertrouwenspersonen.
• Mede zorgdragen voor een nauwkeurige en tijdige rapportage van financiële gegevens aan het management.
• Uitvoeren van diverse administratieve taken, waaronder het verwerken van inkomende en uitgaande facturen, verwerken van declaraties, het beheren van documentatie en het bijhouden van financiële gegevens.

Wij bieden

• Een bruto maandsalaris van €3.471,- en €3.865,- o.b.v. 36 uur; 
• 25 vakantie dagen o.b.v. een fulltime werkweek; 
• 8% vakantie geld; 
• Pensioenregeling; 
• Reiskostenvergoeding van €0,32 per kilometer; 
• Start op uitzending, met uitzicht op een vaste aanstelling; 
• Werktijden tussen 08:00 – 18:00 uur; 
• 13e maand; 
• Mogelijkheid op thuiswerk; 
• Parkeermogelijkheid; 
• Een uitdagende functie binnen een kleine organisatie met een informele werksfeer; 
• Ruimte voor eigen initiatief en de mogelijkheid om bij te dragen aan procesverbeteringen. 

Wij vragen

• Je hebt inmiddels ruime ervaring opgedaan in een soortgelijke rol.
• Affiniteit met secretariële werkzaamheden en organisatorische vaardigheden.
• Je bent zorgvuldig, wil meedenken en onderdeel zijn van de organisatie en je bent daardoor ook in staat om processen soepel te laten verlopen en/of mensen aan te spreken waar nodig.
• Stressbestendig en in staat om te werken in een dynamische omgeving.
• Hands-on mentaliteit met een proactieve en zelfstandige werkstijl.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Kennis van relevante softwaretoepassingen (kennis van boekhoudsoftware is een pré).