Office Manager Amsterdam

Vacature in het kort

Bij een fijn psychologisch adviesbureau is er een belangrijke rol vrij als Office Manager. Je werkt samen met een team van ervaren psychologen, HR consultants en stagiairs. In deze functie plan je tests, maak je testrapporten en help je kandidaten tijdens assessments. Je bent het eerste aanspreekpunt en werkt met verschillende mensen samen. Het bureau biedt een gezellige sfeer, ruimte voor ontwikkeling en een aantrekkelijk salaris. Vol interesse om meer te weten? Ontdek alle details hieronder!

Volledige vacaturetekst

Heb jij (minimaal) Mbo4 werk- en denkniveau en ervaring met back-office, administratie en/of office ondersteuning? Dan heeft een breed, middelgroot en fijn psychologisch adviesbureau een sleutelrol voor jou als Office Manager. Je voert taken uit in office & testproductie en communiceert met collega’s, interne professionals en klanten. Je werkt in een hecht team (12 m/v) samen met ervaren psychologen, HR consultants en ambitieuze stagiairs. 

 

BAPAS Arbeidspsychologen (Amsterdam-Sloterdijk) helpt bedrijven en organisaties bij het psychologisch testen, selecteren en ontwikkelen van personeel. Daarnaast adviseren en ondersteunen wij onze klanten in tal van HR-zaken. Met 12+ medewerkers is BAPAS een relatief klein bureau, maar met een supergezellige sfeer en een hoop kennis en ervaring. Wij hebben inmiddels 175 opdrachtgevers van klein tot groot, sommige al sinds de start van ons bureau in 1998!

Bij de groei van het aantal opdrachten en projecten neemt het belang van professionele administratieve ondersteuning toe, zowel operationeel als inzichtelijk, in processen én de ICT-tools. Hier kom jij in beeld als accurate, leergierige en communicatief vaardige

 
OFFICE MANAGER
Amsterdam-Sloterdijk  -  32/40 uur  - tot € 3.400 p/mnd
 

Wat houdt jouw rol in?
In grote lijn gaat het in deze functie om de volgende taken: 

• Plannen en coördineren van tests en assessments
• Productie van de basisrapportages van tests en assessments, die onze psychologen en consultants daarna aanvullen met toelichtingen, conclusies en adviezen
• Ontvangen en begeleiden van kandidaten tijdens assessments en testafnames
• Servicegericht beantwoorden van de telefoon en e-mail
• Key user van het online testcentrum, het CRM, het ATS en de ICT tools
• Ondersteuning van de recruiters en management
• Email marketing middels o.a. mailmerge
• Overige administratieve werkzaamheden

Al met al heb je de rol van ‘spin-in-het-web’ van de back-office en ben je het eerste aanspreekpunt voor vragen en informatie. Daardoor heb je contact met alle betrokkenen: de professionals, opdrachtgevers, relaties en kandidaten. Je rapporteert rechtstreeks aan de Algemeen Directeur en geeft deze incidenteel support bij marketing-acties. 

Hoe ziet een willekeurige back-office dag er uit?
Je start de dag met een puike kop koffie of thee en een praatje met je collega’s. Daarna kijk je of er tests zijn gemaakt en produceer je de basis psychologische test- en assessmentrapportages. Veel daarvan is geautomatiseerd, maar, je kunt je voorstellen, het is heel precies werk met zero foutmarge. Je houdt gedurende de dag ook zicht op de binnenkomende mails. Tussendoor ontvang en begeleid je een assessment-kandidaat bij het invullen van de tests. Tussen de middag ga je met je collega’s gezellig lunchen. Dan belt een klant of BAPAS een rapportage met spoed kan leveren. Je overlegt met de psycholoog, seint de klant in en voorziet dat het allemaal soepel en op tijd verloopt. Verder ondersteun je de HR Consultants, coördineer je assessment afspraken en zorg je dat rapportages op tijd naar klanten gaan. Tegen het eind van de werkdag controleer je of er nog zaken in de mailbox behandeling behoeven en sluit je de dag met een tevreden glimlach af.

 

Wat zijn de concrete functie-eisen? 

• Opleiding op (minimaal) Mbo4 niveau, bijvoorbeeld administratief, organisatorisch of zakelijk dienstverlenend
• Minimaal 2 jaar werkervaring (administratief, office, support etc.)
• Je bent zéér vaardig in Word en Excel en pakt snel ICT tools op
• De functie is bij voorkeur fulltime, maar 32 uur is bespreekbaar
• Je woont in of rond Amsterdam (BAPAS ligt vlakbij NS-station Sloterdijk)
• Je communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, is welhaast vlekkeloos.

Welke eigenschappen en competenties herken je?

• Je bent accuraat, houdt van structuur, en weet overzicht te houden / prioriteiten te stellen
• Klant, service (zowel extern als intern) en kwaliteit staan bij jou op één
• Je bent communicatief vaardig, zowel aan de telefoon als in persoonlijk contact
• Je kijkt kritisch naar het werk en komt met ideeën als iets beter of sneller kan
• Je bent stressbestendig, bewaart overzicht en hebt een goed humeur
• Je werkt graag mee aan de groei van het bureau.

Waarom is werken bij BAPAS leuk en lonend?
Als office professional heb je een centrale rol binnen een betrokken team, dat stevig werken combineert met sportieve en culinaire onderbrekingen. Een team met hechte professionele en persoonlijke relaties. Humor en samenwerken zijn bij ons belangrijk. 
Verder mag je rekenen op: 

• Aantrekkelijk salaris van €2.700 tot €3.400 p/mnd bij fulltime
• Pensioenregeling (de werkgever betaalt 2/3!)
• 25 vakantiedagen en vakantietoeslag
• Reiskostenvergoeding
• Ruimte je te ontwikkelen 
• Ons bureau is goed bereikbaar op 5 minuten lopen van NS Sloterdijk.

Enthousiast geworden?
Kijk snel op of bel met Carlijn van den Bos, HR Consultant & Recruiter bij BAPAS op telefoon 020-7162464. Of mail via de button "Solliciteer nu" op deze pagina.

Solliciteren
Solliciteer gemakkelijk via de solliciteer-button onderaan deze pagina. We zien ernaar uit je te ontmoeten! 

Publicatiedatum: 11 april 2024
Sluitingsdatum: Eind mei 2024