Office Manager Amsterdam

Vacature in het kort

Hou je van zorgen dat alles op kantoor perfect loopt en er mooi uitziet? Dan is de rol van Office Manager iets voor jou! Je werkt aan verschillende taken, van het ontvangen van klanten tot het plannen van events. Je krijgt veel vrijheid en kunt jouw ideeën inbrengen. Ook zijn er leuke extra s, zoals een budget voor sport en gezondheid, en toegang tot psychologische ondersteuning. Samen zorgen we voor groei en plezier op het werk. Lees door en ontdek waarom wij de perfecte match voor jou kunnen zijn.

Volledige vacaturetekst

Zorgen dat het kantoor er van binnen en buiten tiptop uitziet, samenwerken met alle afdelingen binnen de organisatie én ervoor zorgen dat alles op rolletjes verloopt. Klinkt dat als iets dat perfect bij jou past? Dan zijn we nieuwsgierig wie jij bent! We zoeken namelijk een ervaren Office Manager voor minimaal 32 uur per week, zodat we met een goed geregelde basis weer soepeltjes verder kunnen groeien. Zien we je snel?

Jouw werkzaamheden als Office Manager
Jouw werkzaamheden wisselen zich af tussen organisatorische en administratieve werkzaamheden. Met alles waarvoor jij verantwoordelijk bent zorg je ervoor dat alles op kantoor op en tot geregeld is. Je bent onderdeel van Team Operations, maar hebt daarin een sterk zelfstandige rol. Om het overzichtelijk te maken, verdelen we jouw functie in 3 onderdelen.

TNL Office

• Je zorgt ervoor dat het kantoor er op elk moment representatief uitziet, zodat we een kantoor(jungle) behouden waar we trots op zijn.
• Je zorgt ervoor dat er altijd voldoende voorraad is om een lekker kopje koffie te zetten en met alle juiste benodigdheden aan het werk te gaan.
• Je ontvangt klanten en sollicitanten en bent host(ess) van de training- en vergaderruimtes, je regelt en bewaakt de reserveringen in de agenda.
• Je onderhoudt contact met verschillende externe partijen. Denk aan partijen voor facilitair onderhoud, de internetprovider en de verschillende leveranciers.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor collega’s als er vragen zijn rondom fysieke en digitale werkplek, problemen met systemen, kantoorbenodigdheden of andere kleine storingen die opgelost moeten worden.

Personeels- en HR administratie

• Door jou is elke keer weer alles perfect geregeld voor de start van verschillende nieuwe collega’s. Het ready maken van de fysieke én digitale werkplek, inplannen van trainingen, aanmelden van pensioen, reiskostenvergoedingen, gebruikersovereenkomsten, parkeervergunningen, etc.
• Je gaat aan de slag met ons HR-administratie systeem voor verzuim- en verlofadministratie. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen van extra verlofdagen, en het periodiek controleren van verzuimadministratie.
• Je zorgt voor de juiste offboarding wanneer collega’s uit dienst gaan. Denk aan het afmelden van de digitale werkplek en de juiste facility voor een gezellige afscheidsborrel.
• Team Finance is bij ons verantwoordelijk voor de volledige salarisadministratie, maar jij hebt een belangrijke rol in het tijdig overbrengen van de juiste informatie en communicatie.

Meetings & Events

• Je plant en organiseert de incentives van de salesafdeling. Dit zijn maandelijkse lunches, maar ook drie keer per jaar een buitenlandse trip.
• Dit doe je ook voor het sporttoernooi, het zomer- en kerstfeest en alle andere TNL-events. Jouw creatieve brein zorgt samen met HR elke keer weer voor een mooie beleving!
• En niet te vergeten… de wekelijkse vrijdagmiddagborrel!

Wie ben je? Wat kan je?
Je hebt een sprankelende persoonlijkheid met veel energie, maar kan je daarnaast ook goed focussen op details. Want die concentratie is nodig om alle administratie tot in de puntjes te verwerken! Je bent niet bang om je mening te geven, durft creatief met ons mee te denken en neemt altijd weer de verantwoordelijkheid voor al je werkzaamheden. En verder?

• Beschik je over hbo-niveau en heb je minimaal 2 jaar relevante werkervaring. Ook kies je er bewust voor deze leuke nieuwe stap te zetten in Office Management!
• Je bent zelfstandig en neemt de volledige verantwoordelijkheid over al je werkzaamheden. Zie jij dat iets beter of efficiënter kan? Dan ga je daarvoor!
• Je houdt van ad hoc taken en blijft daardoor lekker scherp, waardoor je op nieuwe ideeën komt en het initiatief neemt om deze op te pakken.
• Als anderen in de stress schieten, houd jij je hoofd koel. Wat met jouw oplossingsgerichtheid en communicatie op het juiste moment, ben je de redder in nood!
• Je weet een goede samenwerking te waarborgen met de Operations Manager en de andere teams binnen de organisatie. Je hebt een open persoonlijkheid, houdt van duidelijke communicatie en hebt zaken vaak al opgepakt voordat andere het verwachten 😉

Wat krijg je van ons?
Je komt te werken in een rol waar je in het middelpunt van de organisatie staat en dus veel impact kan uitoefenen op een top-georganiseerde organisatie. Omdat we blijven groeien met ons huidige kantoor, maar ook met toekomstige nieuwe kantoren die we willen gaan openen, zal Team Operations elke keer weer voor nieuwe uitdagingen staan. Samen zorgen we voor groei op alle vlakken, en dus ook voor groei van jou! En wat nog meer?

• Krijg je de vrijheid om zelfstandig aan de slag te gaan en je eigen werkstijl toe te passen, als je maar oog hebt voor een fijne en efficiënte samenwerking.
• Je krijgt meteen veel verantwoordelijkheid in je functie en we staan open voor jouw ideeën.
• We luisteren naar jouw mening en ideeën, zodat we ons als organisatie ook steeds kunnen blijven verbeteren
• Je komt terecht op een werkplek waar naast hard werken tijd is voor een gezelligheid én veel leuke uitjes samen.
• Via Alleo krijg je elke maand een budget om vrij te besteden bij verschillende partners gericht op sport, gezondheid en duurzaamheid. Denk aan Classpass, Hellofresh, Share Now en noem maar op!
• OpenUp geeft je snel, laagdrempelig en onbeperkt toegang tot erkende psychologen. Ook kun je hier masterclasses en groepssessies voeren, maar ook workshops bijwonen.

Gevraagd

Wie ben je? Wat kan je?
Je hebt een sprankelende persoonlijkheid met veel energie, maar kan je daarnaast ook goed focussen op details. Want die concentratie is nodig om alle administratie tot in de puntjes te verwerken! Je bent niet bang om je mening te geven, durft creatief met ons mee te denken en neemt altijd weer de verantwoordelijkheid voor al je werkzaamheden. En verder?

• Beschik je over hbo-niveau en heb je minimaal 2 jaar relevante werkervaring. Ook kies je er bewust voor deze leuke nieuwe stap te zetten in Office Management!
• Je bent zelfstandig en neemt de volledige verantwoordelijkheid over al je werkzaamheden. Zie jij dat iets beter of efficiënter kan? Dan ga je daarvoor!
• Je houdt van ad hoc taken en blijft daardoor lekker scherp, waardoor je op nieuwe ideeën komt en het initiatief neemt om deze op te pakken.
• Als anderen in de stress schieten, houd jij je hoofd koel. Wat met jouw oplossingsgerichtheid en communicatie op het juiste moment, ben je de redder in nood!
• Je weet een goede samenwerking te waarborgen met de Operations Manager en de andere teams binnen de organisatie. Je hebt een open persoonlijkheid, houdt van duidelijke communicatie en hebt zaken vaak al opgepakt voordat andere het verwachten 😉

Aanbod

Waarom The Next Label?
Omdat we een organisatie zijn met veel groeiambitie én veel oog voor jouw eigen persoonlijke ontwikkeling, zal je elke dag weer opnieuw worden uitgedaagd in je rol. We willen blijven groeien in kwaliteit én kwantiteit van onze teams, labels en de markten die we bedienen. Dit met de visie om onmisbaar te zijn in de groei van elk bedrijf. We zijn continu op zoek naar mensen die met ons deze droom willen nastreven, en daar speel ook jij als Office Manager een belangrijke rol in! Want jij zorgt ervoor dat iedereen zonder zorgen zijn werk goed kan uitvoeren. En waarom het verder leuk is om bij ons te werken?

• Wij zijn een groeiende organisatie, waardoor we jouw persoonlijke ontwikkeling blijven uitdagen.
• Je krijgt persoonlijke begeleiding en dagelijkse feedback. Niet alleen van je leidinggevende, maar ook van alle collega’s om je heen.
• We geloven dat we als groep sterker zijn dan als individu, waardoor je veel samenwerkt met jouw collega’s.
• We werken in een jong en vooruitstrevend team, waarin je lekker jezelf kan zijn en na hard werken gezamenlijk je successen viert.

The Next Label in het kort
The Next Label is de overkoepelende organisatie van Cooder, Buro5, Finture Careers, Vesper People. Met onze labels zijn we actief in verschillende recruitmentmarkten. Wat we precies doen? We geven advies aan onze klanten en verbinden ze met professionals uit onze markt. Op deze manier stimuleren we groei en ontwikkeling. Dit niet alleen bij onze relaties, maar ook bij onszelf én natuurlijk binnen The Next Label als organisatie. Zo helpen we elkaar verder en maken we het verschil. Doe jij met ons mee?