Officemanager Amsterdam

Vacature in het kort

In een rol waarin je het organisatorische geweten bent van een dynamisch team, ondersteun je op proactieve wijze bij alle aspecten van de dagelijkse gang van zaken. Van agendabeheer tot HR-taken en het regelen van events, jouw spin-in-het-webfunctie zorgt ervoor dat het team zich volledig kan richten op hun kerntaken. Een ideale positie voor iemand die houdt van een uitdaging en graag een breed scala aan verantwoordelijkheden op zich neemt. Nieuwsgierig om meer te leren? Duik dieper in de details!

Volledige vacaturetekst

Je ondersteunt een team van 2 partners en 2 managers. Een kleine dynamische club van commerciële mensen en dat vergt van jou snelheid, kunnen schakelen, meedenken en plannen. In deze functie ben jij de spin in het web. Je bent het organisatorische geweten van het team en ondersteunt op alerte en proactieve wijze. Doelstelling van de functie is het managen van deze heren zodat zij zich optimaal kunnen richten op hun kerntaken. De volgende werkzaamheden behoren tot jouw taken:

Ondersteuning

• Plannen van afspraken in de agenda;
• check mailbox;
• wekelijks (donderdag) de agenda voorbereiden incl. alle belangrijke stukken toevoegen;
• tussenpersoon voor Platforms/recruitment etc. met betrekking tot inplannen afspraken en
• overige;
• ad-hoc werkzaamheden;
• op verzoek: maken van presentatie boekjes ( t.b.v. bieding/presentatie);
• wekelijks de IC-agenda gereed maken en vooraf agendapunten uitvragen ( in teams);
• besluitenlijst en actielijst maken van IC Team meeting;
• vergaderzalen bezetting goed regelen;
• parkeren aanmelden gasten en uitvragen kentekens indien nodig;
• gasten ontvangen en indien nodig voorzien van koffie/thee en versnaperingen;
• declaraties van 2 partners;
• boeken van reizen/hotels/vluchten en overige;
• notulen maken RvC;

Officemangement

• Dagelijkse lunch regelen (plus boodschappen;
• maandelijks naar de groothandel voor inkoop office/ lunch en versnaperingen;
• bestellen kantoorartikelen en keuken artikelen;
• zorgen dat printer voldoende papier heeft en toners tijdig wisselen;
• bloemen en/of presentjes regelen;
• overige dagelijkse gang van zaken goed regelen zodat voor iedereen de dag soepel verloopt;
• contactpersoon facilitair voor huur pand.

HR/Personele zaken

• Verlofaanvragen;
• on- en off boarding medewerkers;
• welkomstpakket opsturen naar nieuwe medewerkers en stagiaires;
• contacten met de stagiaires onderhouden;
• handboek gereed maken;
• inplannen tussentijds evaluatie en eindevaluatie.

Overig

• Organiseren en inplannen events /uitjes team;
• team Borrel/feestje/etentje team;
• sinterklaas attentie regelen;
• kerstpakket bedenken en regelen/ plus kerstkaart voor team en geschenk voor relaties;
• kerstdiner en kerstlunch organiseren en uitvoeren;
• signaalfunctie, gaat het goed binnen het team, waar is bijvoorbeeld extra aandacht nodig.

• Je houdt van een brede en uitdagende functie;
• je bent sociaal maar werkt goed zelfstandig;
• je haalt voldoening uit zaken regelen, het directieteam ondersteunen en ontzorgen;
• je bent proactief en denkt graag mee;
• je bent positief en hebt een leergierige instelling;
• je bent representatief en zeer professioneel;
• je bent zeer discreet en kan goed met vertrouwelijke informatie omgaan.

Gevraagd

• Je houdt van een brede en uitdagende functie;
• je bent sociaal maar werkt goed zelfstandig;
• je haalt voldoening uit zaken regelen, het directieteam ondersteunen en ontzorgen;
• je bent proactief en denkt graag mee;
• je bent positief en hebt een leergierige instelling;
• je bent representatief en zeer professioneel;
• je bent zeer discreet en kan goed met vertrouwelijke informatie omgaan.

• Hbo- of wo-werk- en denkniveau;
• minimaal 3 jaar vergelijkbare werkervaring binnen de zakelijke/internationale dienstverlening;
• stressbestendig, probleemoplossend en ondernemend;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• je bent beschikbaar voor 32-40 uur per week.

Aanbod

Een functie met voldoende uitdaging en inhoud binnen een informele en professionele organisatie. Naast een mooie werkplek krijg je een goed salaris en de mogelijkheid je nog meer te ontwikkelen binnen je vakgebied. Je komt te werken in een klein team met ambitieuze en leuke collega's in hartje Amsterdam.