Office Manager Amsterdam

Vacature in het kort

Als Office Manager ben je het eerste aanspreekpunt voor onze klanten en zorg je voor een goede klantenservice. Je werkt met huurovereenkomsten en helpt bij technische problemen. Je baan is afwisselend, van archiefwerk tot het voorbereiden van vergaderingen. Je komt in een team waar creativiteit en eigen ideeën belangrijk zijn. Plus, je krijgt een 13e maand, reiskostenvergoeding, een pensioenregeling en personeelskorting. En elke dag een verse lunch! Nieuwsgierig om meer te leren? Duik dieper in de details!

Volledige vacaturetekst

ls Office Manager ben je het primaire aanspreekpunt voor onze relaties. Je beheerst telefonische etiquette en klantenservice. Je verwerkt huurovereenkomsten en behandelt technische problemen, inclusief communicatie met aannemers.

Omschrijving

• Onderhouden en updaten van het archiefsysteem (digitaal & handmatig)
• Technologieverbinding - zorg ervoor dat de tech-omgeving verbonden en online blijft en help bij upgrades (zoals: kabels controleren en verbinden, werkplek instellen voor bezoekers, apparatuur testen, contact opnemen met IT-ondersteuningsafdelingen in India en het VK)
• Voorbereiden van bestuursvergaderingen: documenten verzamelen en uploaden in het systeem, opstellen van agenda en notulen van de vergaderingen (inclusief beoordeling) en opvolging, bijhouden van versies, notulen corrigeren (externe notulen-tracker)
• Backup Office Manager: ondersteuning bieden en backup zijn van de kantoorassistent met algemene administratieve taken (telefoon, e-mails, enz.), verwerken van inkomende en uitgaande post, leverancierscontact indien nodig
• Financiële taken: factuurverwerking en opvolging goedkeurings- en betalingsproces, onderhouden en updaten van archief, computersystemen en processen, uitvoeren van kantoor-/financiële ondersteuningstaken zoals kopiëren, documenten verwerken en assistentie verlenen, financiële informatie verzamelen van andere entiteiten in verschillende regio's (Oost-/West-Europa en Azië) indien nodig

Aanbod

• Directe indiensttreding
• Uitdagende en gevarieerde rol waarin je een verschil kunt maken
• Inspirerend team
• 13e maand, vergoeding van reiskosten, pensioenregeling en personeelskorting
• Dagelijks verse lunch
• Stimulerende werkcultuur waar creativiteit en eigen initiatief worden gewaardeerd en gestimuleerd

Gevraagd

* Moedertaal Nederlands vereist
* Kennis van verschillende computerprogramma's voor het bijhouden van agenda's, zoals MS Outlook, Word, Excel, SharePoint en andere financiële systemen
* Ervaring met financiële taken is een pré
* Servicegericht, cijfermatig onderlegd, en handig met IT
* Werkervaring in een soortgelijke functie vereist
* Oog voor detail, georganiseerd, gestructureerd en zelfverzekerd
* Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
* Vermogen om te werken in een rustige maar dynamische omgeving met meerdere concurrerende taken en eisen
* In staat om gevoelige en vertrouwelijke informatie en situaties te behandelen
* Hoge mate van zelfbeheersing, tact en diplomatie
* Vermogen om te communiceren met mensen op alle niveaus binnen de organisatie
* Stressbestendig, in staat om te prioriteren en om te gaan met een hoge werkdruk
* Analytisch vermogen
* In staat om te werken in een snel veranderende omgeving
* 100% op locatie werken - geen mogelijkheid om hybride te werken

Bedrijfsomschrijving

Onze klant opereert als een adviesbureau dat gespecialiseerd is in de IT-industrie en biedt op maat gemaakt advies en oplossingen aan bedrijven en organisaties die hun prestaties willen verbeteren, uitdagingen willen oplossen en strategische doelstellingen willen bereiken binnen het domein van technologie en digitale innovatie.