Managementassistent Den Haag

Vacature in het kort

In deze rol als managementassistent bij TNO ben je van onschatbare waarde voor het team. Je ondersteunt managers en hun teams door ondernemend te zijn, afspraken te plannen, en meetings te organiseren. Je houdt van afwisseling en bepaalt zelf hoe je je dag indeelt. Je werkt in een hybride vorm, deels op kantoor en deels vanuit huis, en ontmoet wekelijks je collega's in Den Haag. Plus, je krijgt de kans om mee te denken en andere taken op te pakken. Wil jij deel uitmaken van ons geweldige team? Lees verder om te zien hoe.

Volledige vacaturetekst

Ben jij door jouw proactieve houding en jouw planning skills de managers en je andere collega’s vaak net een stapje voor? Zie je vaak snel wat er moet gebeuren en schakel je snel tussen verschillende taken? Misschien is deze rol als managementassistent bij TNO jou wel op het lijf geschreven! Lees snel verder!
 

Functieomschrijving en werkzaamheden
Onze dienstverlening draagt bij aan veilige, gezonde, inspirerende en goed werkende faciliteiten en werkplekken. Voor onze partners, voor elkaar, voor onszelf en voor TNO. Altijd en overal. De ervaring die je hebt als je TNO binnenloopt of bij ons inlogt staat hierin voorop. Wij streven ernaar om een 8+ serviceorganisatie te zijn. Elke dag en voor iedereen. Dit doen wij vanuit de Business Information & Operations Services (BIOS) organisatie waartoe Corporate Real Estate & Facilities (CREF) behoort als één team op basis van onze servicebelofte, die we in 4 kernwoorden hebben samengevat:

• Bereikbaar
• Betrokken
• Duidelijk
• Betrouwbaar

Met deze servicebelofte zorgen wij ervoor dat collega’s en gasten zich welkom voelen in een veilige en nette omgeving. Dat ze ontzorgd worden en de faciliteiten hebben om dagelijks te kunnen uitblinken. Als mens en als wetenschapper. Omdat dit volgens ons één van de meest onmisbare randvoorwaarden voor TNO is om tot baanbrekende innovaties te komen en sociale en maatschappelijk impact te maken. En daar ga jij als Management Assistent een beslissende bijdrage aan leveren.
 
Als Management Assistent ben jij onmisbaar voor de afdeling Corporate Real Estate & Facilities (CREF) bij TNO. Want door jou kunnen de managers en hun teams het werk nóg beter uitvoeren. Omdat je proactief mails en telefoontjes beantwoordt, afspraken plant en meetings organiseert. Maar zeker ook omdat je betrouwbaar bent, altijd klaarstaat voor collega’s en je op een fijne rustige manier zorgt dat dingen geregeld worden.

Jouw baan is afwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe jij je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Je ondersteunt binnen CREF de afdeling Onderzoeksfaciliteiten die zich voornamelijk richt op kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu (SHE) en de afdeling Operational Excellence & Auditing (OE&A).
 
Jij assisteert dus twee afdelingsmanagers en hun team(s). Je beheert de agenda’s en mailbox van de managers in overleg, plant en sluit aan bij (afdeling)overleggen, notuleert en beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s. Verder organiseer je de interne SHE-opleidingen.
 
Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van SHE en OE&A. Ook voor spoedzaken. Meldt een manager zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag en bewaakt het herplannen. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Verder regel je alles voor nieuwe collega’s en handel je bestellingen af. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de managers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!
 
Good to know: de managers werken op locaties door heel Nederland en regelmatig ben je zelf ook op een andere TNO-locatie om het teamoverleg bij te wonen. Als Management Assistent werk je in Den Haag en ontmoet je hier wekelijks jouw collega’s. Dit alles doe je in een hybride werkvorm. Deels op kantoor in Den Haag en desgewenst deels vanuit huis.

 

Functie eisen

• Je hebt 3 jaar ervaring als managementassistent of in een vergelijkbare rol;
• Je hebt HBO-werk-en denkniveau en een afgeronde MBO- of HBO-opleiding in een secretariële of administratieve richting;  
• Je hebt een goede beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office applicaties, zoals Outlook, Word en SharePoint;
• Je hebt goede communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. 

Naast bovenstaande zoeken we iemand die goed prioriteiten kan stellen, overzicht bewaart en stressbestendig is. Je bent energiek, creatief en toont initiatief. Samenwerken is een belangrijk onderdeel van de functie.

Meer over TNO
Als betrouwbare, onafhankelijke en grensverleggende organisatie voor toegepaste wetenschap en technologie speelt TNO een veelzijdige rol. Het is onze missie om impactvolle innovaties te creëren voor duurzaam welzijn en welvaart van de samenleving.
 

Overige informatie

• Standplaats: Den Haag/ Hybride
• Beoogde startdatum inhuur: 01-04-2024
• Initiële inhuurtermijn: 6 maanden
• Aantal uren per week: 40 uur
• Sluitingsdatum: 01-04-2024