Secretaresse Utrecht

Vacature in het kort

We zoeken een nieuwe collega voor ons team, iemand die houdt van afwisseling en samenwerken. Als secretaresse bij ons werk je met verschillende mensen en taken. Je helpt met de agenda s, organiseert vergaderingen en zorgt dat alles goed loopt. Ook schrijf je teksten en beantwoord je de telefoon. Je werkt in een leuk team en ondersteunt op veel verschillende manieren. Dit is je kans om bij een organisatie te werken die echt iets betekent. Sta je te popelen om meer te leren? Lees verder.

Volledige vacaturetekst

Secretaresse
36 uur per week

Wij zijn op zoek naar een ambitieuze en initiatiefrijke professional
die ons team komt versterken!

Spreekt het jou aan om bij een maatschappelijke organisatie aan de slag te gaan? Houd je van afwisseling, samenwerken en verantwoordelijkheid nemen? 

Lees dan verder!

Jouw baan bij Halt
Je werkt in een team met vier collega’s en een stagiaire, aangestuurd door de officemanager. Gezamenlijk verdelen we de secretariële taken. Je ondersteunt primair 2 regiomanagers, een strategisch adviseur en je ondersteunt collega’s binnen onze afdeling beleid. Daarnaast vervang je collega's in de ondersteuning van het management, stafmedewerkers en projectleiders. Met jouw vooruitziende blik en praktische aard ontzorg je maximaal, waardoor zo effectief mogelijk gewerkt wordt.

Wat ga je doen?

• Organisatie en beheer van agenda van 2 regiomanagers en een strategisch adviseur.
• Ondersteuning voor 2 regiomanagers, strategisch adviseur en afdeling beleid.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen.
• Verslaglegging en opstellen en bewaken van actielijsten.
• Zelfstandig afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie.
• Opstellen van o.a. teksten, notities en overzichten.
• Bewaken van de huisstijl, redigeren, controleren en opmaken van teksten.
• Zelfstandig afhandelen van telefoonverkeer en informatieverzoeken.
• Verwerken van administratieve gegevens in overzichten en systemen.
• Bieden van brede facilitaire ondersteuning.

Gevraagd

Wat is jouw inbreng? 
Naast jouw positieve instelling, ‘can-do’ mentaliteit en het bereid zijn te investeren in je kennis en vaardigheden, breng jij het volgende mee:

• MBO plus werk- en denkniveau, afgeronde opleiding management assistent, directiesecretaresse of officemanagement.
• Je hebt minimaal twee jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Kantoorautomatisering, w.o. MS Office heeft voor jou geen geheimen.
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je beschikt over aantoonbare organisatorische vaardigheden.
• Je bent organisatiesensitief: verdiept je in de organisatie en rollen van belanghebbenden, doorgrondt de impact van informatie en verzoeken en handelt daarnaar.
• Je werkt integer en gaat professioneel en zorgvuldig om met gevoelige informatie.
• Je werkt vlot en zorgvuldig, met aandacht voor details en kwaliteit.
• Je hebt een proactieve en een oplossingsgerichte werkhouding.
• Je neemt graag initiatieven en denkt altijd kritisch na over hoe dingen beter kunnen.
• Je bent doortastend en weet waar nodig de regie te pakken om tot een juiste uitvoering te komen.
• Je kunt moeiteloos schakelen tussen de afwisselende werkzaamheden en je weet telkens weer de juiste prioriteiten te stellen.

Omdat je samen met je collega's de ondersteuning in de organisatie borgt, is flexibiliteit van belang. In afstemming met elkaar zorgen jullie voor voldoende bezetting op maandag tot en met vrijdag. In het kader van hybride werken is het deels mogelijk om thuis te werken.

Wat kun je van ons verwachten?
Werken bij Halt betekent werken bij een organisatie die maatschappelijke waarde toevoegt en zich juist daarom ondernemend en ambitieus opstelt. Je werkt met gedreven en betrokken professionals in een omgeving waar samenwerking en ruimte voor eigen initiatief hoog in het vaandel staan. We begrijpen dat er meer nodig is om jou te laten solliciteren. We bieden je: 

• Contract voor 12 maanden met uitzicht op verlenging.
• Arbeidsvoorwaarden conform de CAO Sociaal Werk, o.a. salaris op basis van salarisschaal 6, minimaal € 2.666,- en maximaal € 3.815,- bruto per maand o.b.v. 36 uur, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Jaarlijks 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Per 1 juli 2024 een salarisverhoging van 4%.
• Mogelijkheid tot ‘kopen’ van extra verlofdagen (individueel Keuzebudget).
• Aandacht voor je ontwikkeling en opbouw van 1,5% loopbaanbudget.
• Deelname aan het pensioenfonds PFZW.
• Reiskostenvergoeding (auto, OV en fiets).
• Hybride werken, met een thuiswerkvergoeding en vergoeding voor meubilair.
• Laptop en telefoon.
• Werken in een team met leuke collega's en een fijne sfeer (jaarlijks teamuitje).

Over Halt
Halt is een platte organisatie van 250 medewerkers met meer dan 40 jaar ervaring op het gebied van voorkomen en bestraffen van jeugdcriminaliteit.

Per jaar krijgen ruim 10.000 jongeren een Halt-interventie naar aanleiding van het plegen van een strafbaar feit. In de pedagogische interventies binnen de Halt-interventie en in preventieve aanpakken staat leren reflecteren, bewustwording, anders leren handelen en verantwoordelijkheid nemen voor het herstellen van fouten centraal. Naast de Halt-interventie richt Halt zich ook op het voorkomen van jeugdcriminaliteit. Halt is preventief actief op het gebied van grensoverschrijdend gedrag, wapens en geweld, groepsdruk, online veiligheid en cybercrime, sexting. Halt is actief op landelijk, gemeentelijk en plaatselijk niveau en is een bekende speler in het netwerk. Halt is een vaste partner in het ZSM overleg met politie, officier van justitie, de Raad voor de Kinderbescherming en Slachtofferhulp Nederland.

Aanbod

Heb jij interesse in deze functie?
Dan ontvangen wij graag je motivatie met CV! Je kunt je sollicitatie emailen via de button "Solliciteer nu" op deze pagina. of reageer via ons Online Sollicitatieformulier (klik op button "Solliciteer nu!"). Voor vragen en meer informatie over de functie neem je contact op met Mevr. Nina Verburg (Medewerker secretariaat) op nummer . Website:

Trefwoorden: secretarieel medewerker, vacature secretarieel medewerker, management assistent, directie assistent, administratief, non-profit, secretaresse, secretarieel, baan, werken bij halt, ondersteuning , halt, jongeren , mbo niveau, vergaderingen, office manager, correspondentie, informatieverzoeken, facilitaire ondersteuning, utrecht

Acquisitie n.a.v. deze advertentie stellen wij niet op prijs.

Bedrijfsomschrijving

Als medewerker van Halt werk je bij de landelijke autoriteit op het gebied van voorkomen en herstellen van jeugdcriminaliteit. Dit doen wij vanuit de overtuiging dat jongeren die een fout hebben gemaakt een tweede kans verdienen. De Halt interventie is altijd kort en richt zich op herstel en verantwoordelijkheid nemen. Met de Halt-voorlichtingen willen we kinderen en jongeren bewust maken van de risico’s van crimineel en grensoverschrijdend gedrag.