Office Manager Amstelveen

Vacature in het kort

Bij onze opdrachtgever, die investeert in start- en scale-ups voor een veiligere wereld, zoeken we een Office Manager. In deze rol zorg je dat alles op kantoor soepel loopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor iedereen, regelt de agenda s, communiceert intern en extern, en helpt bij het beheren van documenten. Ook ondersteun je met het regelen van kantoorbenodigdheden en het organiseren van evenementen. Een belangrijke baan waar je het management helpt met hun werk en focus houdt op belangrijke zaken. Lees verder om te zien of deze functie bij jou past.

Volledige vacaturetekst

Bij onze opdrachtgever investeren ze in start- en scale-ups in de sectoren Defensie, Inlichtingen en Veiligheid. Ze durven groot te denken en streven er continu naar om de wereld een veiligere plek te maken. Onze opdrachtgever richt zich op investeringen in innovatie, duurzaamheid en digitalisering om een relevante rol voor internationale investeerders op lange termijn te kunnen behouden. De volgende acht gebieden zijn van grote waarde voor onze opdrachtgever en haar assets: Quantum, Photonics, Semiconductors, Life Science & Health, Bio Based & Circular, Cybersecurity, Artificial Intelligence, Defense & Space en organisaties in Defensie, Intelligence en Security. Onze opdrachtgever overbrugt de kloof tussen de belanghebbende organisaties en biedt relevant kapitaal (human/equity/knowledge) aan start- en scale-ups in de sectoren Defensie, Inlichtingen en Veiligheid.

Als Office Manager bij onze opdrachtgever speel je een essentiële rol in het soepel verlopen van de dagelijkse operationele activiteiten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, waarbij je verantwoordelijk bent voor het coördineren en stroomlijnen van informatie en verzoeken naar de juiste personen binnen de organisatie. Deze functie vereist een proactieve en servicegerichte benadering, aangezien je een cruciale schakel bent in het ondersteunen van het management van de holding en het bevorderen van een efficiënte werkomgeving. Je draagt bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten en helpt het management bij het beheren van hun werklast. Deze rol is van groot belang om de focus van het management te behouden op strategische initiatieven en investeringsbeslissingen. De Office Manager rapporteert aan de Chief of Staff.

KERNACTIVITEITEN
• Beheer van agenda’s, afspraken, meetings en events;
• Zowel online als offline eerste aanspreekpunt voor partners, klanten en bezoekers;
• Coördineren van interne en externe communicatie met betrekking tot partners en projecten;
• Verantwoordelijk voor het bijhouden van dossiers en archiveren van relevante documentatie;
• Identificeren van de relevante verantwoordelijke personen voor verschillende verzoeken en vragen;
• Zorgen voor een snelle en effectieve doorverwijzing en opvolging van communicatie naar de juiste persoon binnen de organisatie;
• Ondersteunen bij het regelen van kantoorbenodigdheden en faciliteiten;
• Organisatie van zowel interne- als externe (bedrijfs)evenementen;
• Coördineren van kantooractiviteiten, waaronder de lunchvoorziening en vergaderzalen;
• Assisteren bij ad-hoc taken en projecten zoals toegewezen door de Chief of Staff.

Gevraagd

FUNCTIE - EISEN
• Minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een administratieve functie;
• Beschikt over sterkte communicatie- en coördinatievaardigheden;
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken en projecten tegelijk te beheren;
• Bekendheid met de sectoren Defensie, Inlichtingen en Veiligheid is een pré;
• Ervaring met Exact Globe & Synergy is een pré;
• Uitstekende kennis van de Microsoft Office 365 Suite (Word, Powerpoint, Teams, Excel);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling, schriftelijk).

PERSOONLIJKHEIDSKENMERKEN
• Is hands-on, handelt integer en is gefocust op het aandragen van de juiste oplossing t.b.v. een optimaal resultaat en weet dit ook concreet te realiseren;
• In staat om problemen snel te identificeren en doeltreffend op te lossen;
• Nauwkeurig, georganiseerd en in staat om deadlines te halen;
• Creatief en in staat om out-of-the-box oplossingen te bedenken;
• Is gestructureerd, weet informatie op een accurate wijze te borgen en intern te communiceren en in betreffende systemen vast te leggen;
• Kan goed omgaan met drukke periodes en is in staat het hoofd koel te houden in stressvolle situaties;
• Is in staat langdurige relaties aan te gaan en te onderhouden en weet processen, structuren, systemen en de kwaliteit van werken naar een hoger niveau te brengen;
• Heeft humor, kan relativeren en is een betrouwbare en dienstbare collega;
• Is in staat mensen voor zich te winnen en is een stabiele en bindende factor binnen de organisatie; • Uitstekende teamspeler met sterke samenwerkingsvaardigheden.

Aanbod

WIJ BIEDEN
• Marktconform salaris op basis van ervaring en achtergrond
• 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband
• Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer
• Een bonussysteem gebaseerd op zowel individuele prestaties als bedrijfsdoelstellingen
• Mogelijkheid tot sporten op kantoor (Amsterdam)